Văn phòng mở, hoặc có chỗ ngồi linh hoạt, không cố định ngày càng trở nên phổ biến trong lối thiết kế không gian làm việc hiện đại ngày nay.
Dù các nhà thiết kế cũng như các nhà quản lý đều hi vọng rằng với cách bố trí này, khả năng giao tiếp của nhân viên sẽ được cải thiện bởi họ được khuyến khích trò chuyện với nhau nhiều hơn, nhưng một vài nghiên cứu mới đây đã chỉ ra rằng kết quả có thể hoàn toàn ngược lại, và lý do chính của việc thiết kế theo phong cách này chỉ nhằm... tiết kiệm chi phí mà thôi.
Nhiều người thậm chí còn đồng ý rằng, làm việc tại các văn phòng mở khiến nhân viên... khốn khổ hơn so với các văn phòng truyền thống.
Tất nhiên, nếu bạn không còn lựa chọn nào khác, có một số thứ bạn có thể làm để ngăn tiếng ồn, chặn những thứ có khả năng làm mất tập trung, và giúp không gian làm việc của mình trở nên hấp dẫn hơn mỗi ngày.
Hãy xem như đang ở nhà
Một số vật dụng cá nhân, như ảnh, đồ chơi biểu đạt tính cách của bạn, hay một chiếc áo khoác bạn có thể mặc nếu trời quá lạnh (nếu từng làm ở những văn phòng mở, hẳn bạn biết chúng lạnh như thế nào) sẽ biến bàn làm việc của bạn - dù là chỗ ngồi linh hoạt hay không - có cảm giác như một nơi bạn có thể ổn định và tập trung hoàn thành công việc của mình.
Thêm một chai nước uống, nước rửa tay và kem dưỡng da (đối với các bạn nữ), nơi bạn làm việc sẽ chẳng khác gì mái nhà thứ hai. Một số người còn đặt sẵn một chiếc dù và một áo khoác dày vào ngăn bàn, tùy vào mùa nắng hay mùa mưa.
Roy Mann, CEO và đồng sáng lập của monday.com, một công ty chuyên giúp các nhóm làm việc cộng tác tốt hơn, nói rằng ông thích đặt một vài cái đồng hồ trên bàn chứ không chỉ dựa vào đồng hồ trên laptop hay điện thoại.
"Chúng tôi làm vậy để mọi người có thể đo đếm thời gian của họ" - Mann nói - "...biết được những cuộc họp kéo dài bao lâu, và đánh giá lượng thời gian họ đã dành cho các dự án".
Tương tự, bạn có thể nâng cấp bàn làm việc của mình với những món đồ tiện nghi cuộc sống, như một đế sạc không dây để giúp pin điện thoại luôn đầy. Nếu điện thoại không hỗ trợ sạc không dây, hay kể cả khi nó có đi nữa, bạn cũng nên đặt trên bàn một hub USB để sạc mọi thứ có thể, đồng thời có thể cắm thêm các món phụ kiện khác.
Theo Wirecutter - một công ty thuộc tờ New York Times chuyên đánh giá các sản phẩm - đã đề xuất bạn nên sử dụng các hub USB 3.0 và USB-C.
Ngoài ra bạn có thể tìm một vài mẫu hub USB nhỏ gọn, nhiều cổng (như hình trên) để có thể đặt lên bất kỳ chiếc bàn nào, kể cả những chiếc bàn dùng chung với nhiều người. Và đừng quên mang theo một vài sợi cáp sạc loại tốt nữa nhé.
Nếu bạn không có bàn cố định, nhưng lại có các ngăn đựng đồ, như tủ hay cabin, hãy đảm bảo những món đồ nêu trên đủ nhỏ gọn để nhét vừa ngăn chứa. Bạn cũng nên mang theo một túi dây rút nhỏ để có thể mang tất cả về nhà khi hết giờ làm, và soạn đồ mang theo vào sáng hôm sau.
Thêm một ít cây cảnh
Một cái cây xanh xanh be bé có thể khiến không gian trở nên thư thái hơn, và các loại cây thân thiện với môi trường văn phòng như sen đá hay cây không khí là những loại dễ chăm nhất. Chúng sẽ sống tốt nếu bạn phải dời chỗ ngồi, hay nghỉ ốm ở nhà vài ngày, hoặc nghỉ phép đi du lịch.
Dù bạn làm gì đi nữa, hãy đảm bảo cây phát triển tốt tại nơi bạn ngồi làm việc. Kể cả khi loại cây bạn mua không cần nhiều nước, nó cũng có thể không phù hợp với ánh đèn huỳnh quang, hay không sống tốt nếu ở quá xa cửa sổ.
Một số loại cây khác có thể không cần ánh sáng trực tiếp, nhưng không khí lạnh trong văn phòng có thể làm chúng chậm phát triển hơn, ví dụ như cây sen đá chẳng hạn.
Sử dụng headphone để ngăn tiếng ồn
Các nhà thiết kế văn phòng hi vọng rằng văn phòng mở sẽ khuyến khích nhân viên cộng tác nhiều hơn bằng cách loại bỏ rào chắn vật lý giữa họ. Thế là, các headphone chụp tai lại trở thành những bức tường mới, bởi các văn phòng mở có thể cực ồn, và lúc đó không gian riêng tư sẽ trở về con số 0.
Có thể bạn sẽ cho rằng vừa đeo headphone vừa trao đổi công việc trông thật kỳ quặc, nhưng giải quyết điều đó không khó, bù lại bạn sẽ có được không gian riêng tư hơn nhiều, rất đáng để đánh đổi.
Cần chú ý là không phải mọi headphone đều như nhau, và không phải tất cả đều thích hợp cho văn phòng.
Những chiếc headphone open-back (mở) thường đắt hơn, âm thanh hay hơn, nhưng mọi người xung quanh có thể nghe loáng thoáng những gì bạn đang nghe. Headphone closed-back (đóng) thì cách âm tốt hơn, khiến chất lượng âm thanh không hay bằng, bù lại sẽ không làm phiền người khác.
Bạn có thể sử dụng các loại tai nghe earbuds (nhét tai) thường đi kèm điện thoại. Tuy nhiên, nếu muốn âm thanh hay và cho mọi người thấy bạn đang làm việc thực sự chứ không phải chơi đùa, bạn cần một cặp tai nghe trùm tai, cản tiếng ồn.
Ví dụ, một lựa chọn khá đáng đồng tiền bát gạo là Bose QuietComfort 35 Series II (hình trên), rất thoải mái khi đeo trong thời gian dài, âm thanh tuyệt vời, chống tiếng ồn tốt khi loại bỏ hoàn toàn mọi âm thanh xung quanh, tất nhiên giá cũng hơi cao một chút.
Sử dụng nhạc để tăng tập trung
Không phải ai cũng thích nghe nhạc khi làm việc, nhưng đôi lúc một playlist nhạc không lời (beat, instrumental) sẽ giúp đầu óc bạn thư giãn hơn và tăng tính tập trung. Các dịch vụ stream nhạc như Spotify và Google Play Music, Apple Music... đều có sẵn các playlist như vậy. Chỉ cần gõ tìm kiếm "focus" hoặc "work", mọi thứ sẽ ở ngay trước mắt bạn.
Nếu bạn không dùng các dịch vụ stream, bạn có thể tận dụng YouTube với từ khóa "music to work or study" để tìm các kênh live-stream và các trạm stream 24/7 chuyên phát các thể loại nhạc subdued, instrumental, electronica nhằm giúp bạn tập trung.
Nếu bạn muốn cao cấp hơn, hãy thử dùng Pandora, vì nó cho phép bạn chọn 1 nhạc sỹ hay bài hát và tự tìm mọi thứ liên quan.
Đôi lúc hãy trốn ra ngoài một chút
Thỉnh thoảng, bạn hãy thử "biến mất" khỏi văn phòng. Làm việc ở nhà là một lựa chọn tốt nếu có thể. Nếu không, hãy thử tìm một góc yên tĩnh trong văn phòng để tránh xa tiếng ồn.
Bạn có thể chui vào một phòng hội thảo trống vài tiếng đồng hồ, hay "thầu" cả căn phòng đó trọn ngày để bạn - và có thể là một vài đồng nghiệp - có được một nơi yên tĩnh để tập trung giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Mann tán đồng ý kiến này. "Đôi lúc, bạn chỉ cần vài phút riêng tư, hay một căn phòng để tập trung và không bị làm phiền. Phòng càng nhỏ càng dễ thành công khi làm việc trong văn phòng mở, bởi nó cho mọi người cơ hội làm việc riêng tư và tĩnh lặng cùng nhau.
Một không gian mở còn có các khu vực công cộng khá lớn để tập trung và phục vụ các hoạt động giao tiếp xã hội. Để một không gian mở hiệu quả hơn, mọi người còn cần được ở một mình, hay với một ai đó khác một cách riêng tư".