Hai năm nay, các cán bộ của UBND phường Hiệp Bình Chánh (quận Thủ Đức, TP.HCM) đã hình thành được thói quen viết nhật ký công tác sau khi kết thúc công việc mỗi ngày. Đây là yêu cầu của lãnh đạo phường nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ trong cơ quan hành chính, nâng cao trách nhiệm của cán bộ trong việc phục vụ nhân dân.
Cán bộ phường Hiệp Bình Chánh, quận Thủ Đức , TP.HCM viết nhật ký công tác trên máy tính rồi in ra sau mỗi ngày đi làm về. Ảnh: LÊ THOA
Nhờ nhật ký, khỏi bệnh… quên
Gặp ông Hoàng Thanh Bình, cán bộ kinh tế, sau một ngày xuống dân để gửi thông báo kiểm tra sau đăng ký kinh doanh, ghi chép thông tin lao động, xử lý điểm ô nhiễm môi trường, xác minh địa điểm kinh doanh…, ông nói: “Giờ mới có thời gian làm các thể loại báo cáo, xong thì ghi chú mấy công việc đã làm vào đây…”.
Ông chỉ vào cuốn sổ nhật ký công tác dày cả trăm trang của riêng mình ghi nội dung liên quan đến công việc thường xuyên, công việc đột xuất, thực hiện các văn bản chỉ đạo và kết quả thực hiện những việc đó…
Ông chia sẻ: “Khi mới bắt đầu viết nhật ký thấy không quen lắm nhưng rồi thì trở thành thói quen luôn, cuối ngày về ghi chú lại mấy việc, giúp mình nhớ các đầu việc để đưa vào báo cáo tuần, tháng. Từ đó định hướng, hoạch định và quản lý công việc cá nhân tốt hơn. Ví dụ trước đây đi thu thuế mà thu hoài chả xong, sau khi viết nhật ký thì biết mấy ngày thu được bao nhiêu tiền để lập kế hoạch thu đủ, nhanh…”.
Ông cho hay mỗi ngày ông phải làm 10 đầu việc, chưa kể các công việc đột xuất. Đa số thời gian trong ngày ông đều xuống dân, chỉ có cuối ngày mới về cơ quan viết báo cáo, làm văn bản. Vậy nên nhiều công việc cứ nhớ nhớ, quên quên.
Chưa kể trước đây tổ kinh tế của ông có sáu cán bộ mà không làm xuể việc, giờ chỉ còn ba. “Nếu không có nhật ký để kế hoạch công việc thì thực sự…. quá tải” - ông nói.
Còn bà Trần Thị Mỹ Dung, cán bộ địa chính - xây dựng, viết nhật ký đến… hai lần trong ngày. Lần một, tranh thủ giờ nghỉ trưa, bà ghi chú trước vài công việc đã làm trong buổi sáng. Đến chiều về thì viết chính thức vào nhật ký. Bà nói: “Không viết như vậy chắc quên mất, vì việc nhiều quá!”.
Bà cho hay thông qua nhật ký, lãnh đạo phường xem được những việc mà bà đã làm, chưa làm và có hướng dẫn, chỉ đạo, thậm chí bố trí người để phụ. “Những lần giải quyết đơn thư khiếu nại tranh chấp đất đai, làm được bước nào là phải ghi kỹ vào để nắm tiến độ và giải quyết cho dân được nhanh chóng. Nhật ký như cuốn sổ theo dõi mình vậy, nhiều công việc làm không có kết quả vẫn phải ghi vào. Ghi để thấy mình phải cố gắng hơn, có trách nhiệm hơn” - bà nói.
Ông Hoàng Thanh Bình (trái) trao đổi với ông Trịnh Trọng Thành, Phó Chủ tịch phường Hiệp Bình Chánh. Ảnh: LÊ THOA
Thêm công cụ kiểm soát cán bộ
Ở phường Hiệp Bình Chánh, thông qua nhật ký công tác công khai của từng người, chủ tịch phường được xem như là người đi phía sau đốc thúc cho cán bộ làm việc năng suất và hiệu quả nhất.
Ông Trần Minh Tú, Chủ tịch UBND phường Hiệp Bình Chánh , cho biết xuất phát từ áp lực của phường với dân số quá đông mà cán bộ lại mỏng nên phường muốn tạo thói quen cho cán bộ “đi báo công, về báo việc”, tự có kế hoạch công việc của mình, có trách nhiệm, làm hết việc chứ không hết giờ.
Ông cho hay là từ năm 2017, toàn thể cán bộ, công chức, nhân viên phường phải viết nhật ký công tác mỗi ngày. Nhật ký được tổ trưởng, trưởng khối xem qua. Cuối tuần, chủ tịch phường sẽ trực tiếp xem để quản lý, chỉ đạo điều hành. Từ đó có phân công công việc cụ thể hơn, đánh giá năng lực cán bộ chính xác hơn.
Theo ông Tú, với nhật ký công tác, ông đã quản lý được cán bộ, kiểm soát được bên trong nội bộ cơ quan, nắm bắt thái độ, tinh thần trách nhiệm của cán bộ đối với công việc. Còn cán bộ cũng kiểm soát được mình, không quên lãng công việc, phát huy tính sáng tạo, chủ động phối hợp công việc.
“Qua nhật ký tôi biết được ai làm việc ít, ai làm nhiều để phân vị trí việc làm thêm cho cán bộ. Cán bộ sẽ học cách phối hợp hỗ trợ nhau, từ đó hướng tới cán bộ đa năng hơn. Tôi cũng thấy rõ cán bộ nào yếu nghiệp vụ thì hướng dẫn thêm. Thấy rõ cán bộ đó có trách nhiệm cao không, có làm trễ hồ sơ của dân không… Đây cũng là cơ sở để cuối năm đánh giá cán bộ, không cần phải loay hoay, lục lọi để đánh giá một cá nhân nữa” - ông Tú nhìn nhận.
Lãnh đạo phường Hiệp Bình Chánh cho biết cách thức viết nhật ký hiện nay còn khá thủ công. Phường đang nghiên cứu để có thể sử dụng phần mềm giúp cán bộ có thể viết nhật ký mọi lúc mọi nơi, lãnh đạo cũng có thể xem mọi nơi mọi lúc. Thậm chí có thể tích hợp cả hình ảnh, clip vào để tăng tính chính xác của thông tin.
Nhật ký như tập thể dục hằng ngày
Ông Trần Minh Tú, Chủ tịch phường Hiệp Bình Chánh, cho hay qua hai năm thực hiện, tư duy, suy nghĩ của cán bộ cũng thay đổi nhiều hơn. Cán bộ đã xem việc viết nhật ký như là… tập thể dục mỗi ngày để bản thân khỏe hơn, làm việc hiệu quả hơn, cán bộ không chểnh mảng, bỏ bê công việc. Một khi đã đưa công việc vào nhật ký mà không làm thì lãnh đạo biết ngay. Nhiều công tác của phường nhờ vậy mà đạt kết quả tốt. Từ công tác quản lý lòng lề đường, trật tự xây dựng, hay giải quyết hồ sơ… cũng đã được cán bộ thực hiện tốt hơn.
Nhiều vụ việc của dân nội dung đều đã nằm trong nhật ký của cán bộ đó, không cần phải lục lọi hồ sơ, cả cán bộ và lãnh đạo cũng nắm chắc mọi việc diễn ra trên địa bàn.