Là nhân viên công sở, chúng ta hầu như đều phải họp hành, gặp gỡ mỗi tuần. Phỏng vấn công việc, thuyết trình về sản phẩm với khách hàng, họp ở văn phòng, yêu cầu sếp tăng lương...
Mục đích chung của những cuộc gặp gỡ này là để truyền đạt thông điệp của mình một cách hiệu quả và đạt được mục đích mong muốn.
Evy Poumpouras là cựu Mật vụ Mỹ, cựu sĩ quan thẩm vấn thuộc Bộ Quốc phòng Mỹ, kiêm chuyên gia về hành vi con người và nghệ thuật phát hiện nói dối.
Theo cô, bạn có thể dễ dàng thăng tiến ở môi trường công sở nếu biết đọc vị người khác qua cả ngôn ngữ cơ thể.
Evy Poumpouras (người phụ nữ tóc vàng) từng là cựu Mật vụ Mỹ có trọng trách bảo vệ cựu Tổng thống Obama.
4 cột trụ để giao tiếp hiệu quả
Trước khi bước vào phòng họp, Poumpouras gợi ý bạn nên luyện thành thạo 4 kỹ năng cơ bản này để tạo tiền đề cho thành công.
Học cách để sẵn sàng lắng nghe: "Hãy sử dụng mọi giác quan khi mọi người nói chuyện với bạn. Bạn phải biết quan sát mọi người và không khí trong phòng. Bạn nên tập trung và bỏ điện thoại sang một bên."
Tạo không khí phù hợp: Theo cựu Mật vụ Mỹ, việc quan trọng nhất là phải xóa bỏ khoảng cách giữa bạn và đối phương.
"Bàn chính là vật cản; sách cũng vậy. Khi có bàn ngăn cách, bạn chỉ nhìn thấy đối phương từ eo trở lên. Việc ôm sách trước ngực cũng ngăn cản sự cởi mở của bạn.
Đó chính là lý do tôi không bao giờ đứng sau bục thuyết trình. Tôi không muốn kết nối với khán giả của mình chứ không phải bị ngăn cách."
Biết đồng cảm: "Bạn phải đối xử với mọi người theo cách mà họ muốn, chứ không phải cách bạn muốn.
Để làm được điều đó, bạn phải hiểu rõ đối phương. Hãy thử ngó qua mạng xã hội của họ, tìm ra điểm chung giữa họ và bạn. Nhờ vậy, bạn sẽ biết phải nói gì và làm gì."
Chuẩn bị tinh thần: "Trước khi bắt đầu bất cứ cuộc hội thoại quan trọng nào, hãy chuẩn bị tinh thần. Nghe bài hát khiến bạn cảm thấy lạc quan.
Xem bộ phim khiến bạn trở nên mạnh mẽ. Hãy làm bất cứ điều gì sẽ tiếp thêm cho bạn sự dũng cảm."
Cách "đọc vị" ngôn ngữ cơ thể của người khác
Nếu bạn muốn hiểu tường tận mọi người, dù là sếp, đồng nghiệp hay con cái mình, hãy nhìn vào họ.
Theo Poumpouras: "Chúng ta phần lớn đang giao tiếp qua ngôn ngữ cơ thể, không phải qua lời nói." Dưới đây là một số cách để bạn "đọc vị" những người xung quanh.
Gật đầu: "Nếu họ thích thú với lời bạn nói, họ sẽ gật đầu," Poumpouras nói. "Khi thấy mọi người gật đầu lên xuống và chăm chăm nhìn mình, tôi biết họ đang đồng tình."
Giao tiếp bằng ánh mắt: "Không phải lúc nào họ cũng nhìn vào mắt bạn khi nói. Nếu thấy họ nhìn lên hay nhìn ngang dọc, đó là họ đang cố nhớ lại điều gì đó.
Tuy nhiên, nếu họ nhìn vào sổ ghi chép thay vì bạn, điều này có nghĩa là họ không nghe những gì bạn nói."
Tư thế: "Nếu đối phương rướn người về phía trước, lòng bàn tay mở và ngửa lên, đó là dấu hiệu cho thấy họ đang kết nối với bạn.
Nếu họ ngả người về sau, trông có vẻ chán nản, bạn cần chú ý hơn. Nếu họ đang rướn người về phía trước, rồi đột nhiên khoanh tay, có nghĩa là họ không thích điều bạn vừa nói."
7 thủ thuật tâm lý giúp bạn đạt được mục đích của mình trong mỗi cuộc họp
Theo Poumpouras, bạn không thể chỉ dựa vào ngôn ngữ cơ thể mà còn phải dùng đến những mẹo tâm lý để đạt được điều mình muốn.
Loại bỏ cái tôi: Đừng quan tâm xem đối phương có thích bạn không, đó chỉ là cái tôi của bạn đang lên tiếng.
Hãy tập trung vào mục đích to lớn của bạn, điều bạn muốn đạt được từ người khác: có được công việc, thuyết phục khách mua hàng,...
Xem đối phương cần gì ở mình: "Tôi đã từng phỏng vấn nhiều phạm nhân. Tôi không bao giờ đi vào phòng và nghĩ: Mình cần họ thú tội.
Tôi sẽ nghĩ xem làm sao để họ mở lòng và nói cho tôi biết về tội ác của họ. Nếu bạn đi gặp đối phương với tâm thế đòi hỏi, bạn sẽ thua cuộc ngay."
Đừng chỉ "là chính mình": Tùy thuộc vào từng loại đối phương mà bạn bộc lộ bản thân mình đến đâu.
Bạn sẽ trở thành những con người khác nhau khi nói chuyện với cha mẹ, sếp, đồng nghiệp,... "Quan trọng là bạn phải tìm được phiên bản phù hợp nhất để trưng ra trước mặt người khác," Poumpouras cho biết.
Biết khi nào cần im lặng: Bạn sẽ muốn nghe nhiều hơn là nói, bởi khi nói con người ta sẽ bộc lộ rất nhiều thứ như động lực, mục tiêu, suy nghĩ, cách xử lý thông tin.
"Chính vì thế, khi đi họp, tôi luôn để mọi người nói hết rồi mới nói. Như vậy tôi có thể nắm rõ họ và tìm được điều thích hợp để nói," cựu Mật vụ Mỹ chia sẻ.
Dựa vào số liệu thực tế: Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn thảo luận về chuyện lương bổng hay thăng chức với sếp.
"Hãy ghi chép lại mọi thứ để bạn có cơ sở rõ ràng khi đàm phán với sếp. Bạn không thể lấy lý do là ‘Tôi nghĩ…’, ‘Tôi cảm thấy…’, bạn cần số liệu và thực tế để trở nên tự tin thuyết phục đối phương.
Chấp nhận xung đột: Thay vì trốn tránh xung đột, bạn nên sẵn sàng, dũng cảm đối mặt với nó. Đương đầu với xung đột không phải là điều xấu, cũng không có nghĩa là bạn bị mắng, mà là thảo luận về những bất đồng giữa hai bên.
Dùng phương pháp TED để tìm ra lý do: Không phải lúc nào mọi người cũng sẽ đồng tình với bạn. Quan trọng là bạn phải hiểu lý do, thông qua phương pháp TED - Nói cho tôi (Tell me), Giải thích (Explain), Mô tả (Describe).
"Hãy nói cho tôi biết tại sao bạn lại phản đối, giải thích điều bạn đang nghĩ, mô tả vấn đề với tôi," cựu Mật vụ Mỹ hướng dẫn. "Nhờ vậy, tôi thu nhập được các thông tin, và biết cách xử lý tình huống cũng như lựa chọn lời nói."