Bạn sẽ gọi cho ai đó chưa từng gặp mặt và đầu dây bên kia có thể từ chối đề xuất của bạn bất cứ lúc nào. Dưới đây là những lời khuyên để bạn có thể chuẩn bị và tự tin hơn khi thực hiện những cuộc gọi như vậy.
Nắm rõ mục đích cuộc gọi
Trước khi nhấc điện thoại, cần đảm bảo bạn là nắm rõ lý do cuộc gọi. Kết quả mà bạn mong muốn? Để khách hàng tiềm năng chấp chận cho bạn một số thông tin?
Bạn có thể gợi ý về một cuộc hẹn tương lai để có thể cho khách hàng cơ hội biết rõ hơnn về công ty và sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn. Sự hiểu biết rõ ràng sẽ giúp cuộc gọi tập trung vào mục tiêu mà bạn nhắm tới.
Nghiên cứu kỹ công ty bạn muốn gọi
Để tạo ấn tượng tốt trong cuộc gọi, hãy nghiên cứu càng kỹ càng tốt về công ty đối tác trước khi gọi. Tìm hiểu về các lĩnh vực của họ, ai là khách hàng của họ, ai là giám đốc điều hành, ban quản trị gồm những ai.
Họ có phẩm chất, chức năng nổi trội như thế nào. Bạn có thể tìm thấy thông tin bằng cách vào trang web công ty và các dữ liệu liên qua đến ông chủ của công ty đó.
Tìm ra các chi tiết đó sẽ giúp bạn nắm được các vướng mắc của công ty và cung cấp giải pháp tối ưu cho họ, cách giúp bạn dễ dàng đạt được kết quả.
Thời gian tiến hành cuộc gọi
Khi bạn thực hiện một cuộc đàm phán, nhằm mục đích gây ấn tượng với ban giám đốc điều hành, khi đây là người ra quyết định chính.
Các giám đốc quản lý thường là người đầu tiên đến văn phòng và người cuối cùng rời đi. Vì vậy, hãy thực hiện cuộc gọi quan trọng này vào sáng sớm hoặc cuối ngày. Đây là thời điểm tốt để có thể gặp và trao đổi lâu hơn với họ.
Chuẩn bị lời giới thiệu tốt
Để giúp giảm bớt sự lo lắng khi nói chuyện, một lời giới thiệu chuyên nghiệp được chuẩn bị kĩ càng trước khi thực hiện cuộc gọi là giải pháp tối ưu.
Lời giới thiệu chuyên nghiệp này bao gồm, lời chào, tiếp theo là giới thiệu tên của bạn, tên công ty và lĩnh vực công ty của bạn hoạt động. Điều này sẽ cho phép bạn tự tin tiếp tục trao đổi với đối tác.
Trong khi gọi
Sau lời giới thiệu, bạn cần đề cập ngay đến nội dung muốn nói đến, càng ngắn gọn súc tích, không làm mất nhiều thời gian của người đó, bạn càng dễ thành công. Hãy giải thích lý do bạn gọi điện. Ví dụ, giải thích công ty của bạn cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó có thể giúp quý công ty giải quyết vấn đề kinh doanh.
Kết thúc cuộc gọi
Nếu người bạn đang gọi điện quan tâm vào muốn thảo luận thêm, hãy đề xuất một cuộc hẹn cho bạn đến thăm cơ sở của công ty. Ngoài ra, bạn có thể đề xuất một cuộc gọi trao đổi dài hơn, để bạn có thể tiếp tục tìm hiểu về công ty và đưa ra những dịch vụ mà công ty bạn có thể đáp ứng.
Và cuối cùng, để bạn đạt được sự đồng thuận từ khách hàng tiềm năng, bạn có thể gửi một số thông tin về công ty và dịch vụ qua e-mail.
Theo dõi e-mail
Nếu cuộc gọi thành công và bạn chắc chắn có một cuộc trao đổi trong tương lai, sau khi khi gọi điện, hãy gửi e-mail liên lạc thể hiện sự quan tâm và cảm ơn họ đã dành thời gian trao đổi. Xác nhận ngày và thời gian của cuộc hẹn tiếp theo và không quên nhắc lại sự mong muốn được gặp anh/cô ấy.
Kiên trì
Hãy nhớ rằng, các cuộc gọi đàm phán giống như một trò chơi số học. Bạn cần phải tiến hành nhiều lần và cơ hội nói chuyện với lãnh đạo công ty, những người sẽ quan tâm đến dịch vụ bạn cung cấp càng cao. Kiên trì thực sự là chìa khóa để thành công. Càng thực hành nhiều, kinh nghiệm đàm phán qua điện thoại càng cao, và thành công càng dễ nắm được.
