Trong những năm sau Thế chiến II, các giám đốc điều hành của Mỹ đã đến thăm các nhà máy sản xuất của Toyota tại Nhật Bản để kiểm tra xem công ty có thể sản xuất nhiều xe ô tô đến thế nào trong một khoảng thời gian ngắn.
Tại thời điểm này, họ phát hiện ra một triết lý nhân bản hóa thúc đẩy sự đổi mới của nhà sản xuất, đồng thời thúc đẩy các công nhân thực sự thay đổi quy trình, thủ tục và bản thân để họ trở nên tốt hơn mỗi ngày.
Thay vì trừng phạt nhân viên vì lỗi, Toyota khuyến khích công nhân ngừng sản xuất trong một khoảng thời gian để khắc phục sự cố hoặc đề xuất cho ban quản lý về cách giảm lãng phí thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Do đó, các nhà máy của Toyota đã trải qua ít lỗi tốn kém hơn và được hưởng lợi từ sự cải tiến nhất quán.
Triết lý đó có tên là Kaizen. Những nhà điều hành Mỹ sau đó đã nghiên cứu thêm giúp tạo ra một cuộc cách mạng hóa ngành công nghiệp, từ chăm sóc sức khỏe đến phát triển phần mềm.
Nói một cách đơn giản hơn, phương pháp Kaizen dựa trên niềm tin rằng sự cải tiến liên tục, tăng dần sẽ thay đổi đáng kể theo thời gian.
Khi các nhóm thực hiện Kaizen, họ tránh được những biến động, bất ổn và những sai lầm thường đi đôi với sự đổi mới.
Trong tiếng Nhật, Kaizen có nghĩa là "sự thay đổi tốt".
Mặc dù Kaizen thường được áp dụng cho các quy trình công nghiệp như chuỗi cung ứng và hậu cần, nhưng nó cũng hữu ích cho việc tăng năng suất cá nhân và thói quen làm việc của mỗi người.
Triết lý này giống như một liều thuốc giải độc cho mọi người khi trưởng thành hoặc trở về nhà sau một ngày làm việc.
Kaizen không nói đến sự hối hả hay làm việc nhiều hơn, nó nói đến sự điều chỉnh hợp lý, chấp nhận thất bại và áp dụng các bài học để làm việc tốt hơn.
Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kaizen
Kaizen là một phương pháp cải thiện hiệu quả công việc, sự hài lòng và lãng phí thời gian. Các nguyên lý cốt lõi của sự cải tiến liên tục của Kaizen bao gồm:
- Quy chuẩn hóa một quy trình sao cho có thể lặp lại và được tổ chức
- Tập trung vào đo lường và đánh giá tiến độ sử dụng dữ liệu
- So sánh kết quả với yêu cầu của bạn (bạn đã thực hiện đúng lời hứa của mình chưa?)
- Đổi mới để đạt được kết quả tương tự
- Ứng phó với sự thay đổi hoàn cảnh và phát triển phương pháp của bạn theo thời gian
Vì Kaizen là một triết lý, nó không phải một hệ thống cứng nhắc, nên nó linh hoạt và thích ứng với phong cách làm việc, sở thích và tính cách của mọi người.
Ba cách để áp dụng triết lý Kaizen ở cấp độ cá nhân
Triết lý Kaizen nghe có thể khiến bạn cảm thấy gánh nặng về lý thuyết, nhưng hãy yên tâm rằng con người rất muốn tìm kiếm sự cải tiến, có nghĩa là hầu hết các nguyên tắc này có thể áp dụng được bằng trực giác.
Dưới đây là 3 cách bạn có thể bắt đầu thực hiện phương pháp Kaizen trong cuộc sống và công việc của mình ngay bây giờ.
Cho dù bạn đang cố gắng làm việc hiệu quả hơn tại văn phòng bằng cách giảm gián đoạn hoặc cố gắng hoàn thành một dự án sáng tạo như viết một cuốn sách, những lời khuyên này có thể giúp bạn dần dần đạt được điều đó.
1. Xác định nơi lãng phí thời gian và năng lượng của bạn
Một trong những nguyên tắc cốt lõi của Kaizen là giảm thiểu sự lãng phí và nó xuất hiện trong nhiều tình huống hơn bạn nghĩ. Một chìa khóa để mở khóa năng suất cao hơn là "làm ít đi, không nhiều hơn".
Nếu bạn không bao giờ có thể tìm thấy thời gian để dành cho các dự án quan trọng đối với bạn, có thể bạn đang lãng phí thời gian cho những nhiệm vụ không thực sự cần thiết. Hãy liệt kê những việc bạn cần ngừng làm.
Chúng ta thường xuyên không nhận thức được những khoảng thời gian bị "rò rỉ" từng ngày, vì vậy hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra lại lịch làm việc/học tập của bạn.
Tiếp theo, hãy theo dõi mọi nhiệm vụ bạn đang thực hiện và thời gian liên quan trong một vài tuần.
Khi bạn có trong tay nhóm dữ liệu này, hãy đánh giá xem mỗi tác vụ có thực sự cần thiết hay bạn chỉ hoạt động theo chế độ "tự động".
Nếu bạn xác định một nhiệm vụ là quan trọng, làm thế nào để bạn có thể thực hiện nó tốt hơn hoặc nhanh hơn?
Với một số nhà lãnh đạo, họ có thể tự giải thoát mình khỏi những cuộc họp vô ích, những cuộc họp không thực sự cần đến sự hiện diện của họ.
2. Để có năng suất cao hơn hoặc đạt hiệu quả cao hơn, yêu cầu bản thân thực hiện từng bước nhỏ mỗi ngày
Điều quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất công việc/học tập là bắt đầu với những thay đổi nhỏ. Thông thường, bản năng của chúng ta là nghĩ đến những chuyện lớn lao.
Chúng ta dần trở nên thiếu kiên nhẫn và muốn được nhìn thấy ngay kết quả trong thời gian ngắn, nếu không phải là ngay sáng hôm sau thì sẽ là một tuần hoặc một tháng.
Nhưng, theo triết lý Kaizen, thay đổi từ từ, dần dần, từ những thứ nhỏ nhất, sẽ khiến cho cuộc sống của bạn ngày càng trở nên hấp dẫn và cải thiện hơn, mặc dù điều này cần đến sự kiên nhẫn rất lớn.
Ví dụ, bạn đang cố gắng tăng năng suất tại nơi làm việc để bạn không phải làm trong giờ nghỉ trưa, hãy suy nghĩ về những thay đổi tối thiểu có thể giúp bạn hoàn thành được gạch đầu dòng này.
Có thể bạn sẽ đến nơi làm việc sớm hơn 15 phút mỗi sáng để không phải vội vã, hoặc đặt báo thức trên điện thoại để nhắc bạn nghỉ ngơi đúng giờ.
Thiếu thời gian để nghỉ ngơi cũng sẽ giảm khả năng "cày cuốc" và khiến bạn bỏ qua "cái bụng đói" của mình.
Nếu những phương pháp bạn đặt ra không đem lại sự khác biệt, hãy tiếp tục thử với một phương pháp khác. Và nếu nó tạo ra sự khác biệt, hãy tiếp tục tinh chỉnh thói quen của mình, từng chút một mỗi ngày.
3. Dành thời gian để xem lại những gì đang hoạt động và sự cải thiện
Khi bận rộn, chúng ta không dành thời gian để đánh giá những việc mình đang làm.
Nhưng nếu áp dụng phương pháp Kaizen, bạn cần suy nghĩ về cách mọi thứ đang hoạt động, đặc biệt là khi bạn cảm nhận được một điểm ma sát.
Giống như ví dụ ở đầu bài, nhân viên của Toyota sẽ dừng dây chuyền sản xuất, tạm ngừng và ghi lại những điểm khiến năng suất cá nhân gặp khó khăn hoặc họ cảm thấy bực mình, thất vọng và mất tập trung.
Những phản ứng đó báo hiệu sự cố trong hệ thống cần được sửa chữa, nhưng quan trọng hơn là cơ hội để thực hành tự kiểm soát và làm chậm lại quá trình.
Bạn có thể thực hiện đánh giá chính thức một giờ hàng tuần vào tối Chủ nhật để ưu tiên sự tập trung vào các dự án trong tuần tới.
Điều quan trọng là đạt được sự cân bằng giữa tối ưu hóa và đánh giá cao bằng cách tích hợp cả trải nghiệm tích cực và tiêu cực. Hãy thử đánh giá như sau:
- Hiệu suất cao nhất bạn đạt được trong ngày?
- Hiệu suất thấp nhất bạn đạt được trong ngày?
- Bạn có thể cải thiện điều gì cho lần tới?
- Bạn cảm thấy tự hào về điều gì trong ngày hôm nay/tuần này?
- Bạn đã học được gì?
Kết quả của việc sử dụng triết lý Kaizen
Kaizen là lựa chọn thay thế cho cảm giác thất bại mà chúng ta trải qua sau khi đặt ra những mục tiêu, gạch đầu dòng quá tham vọng và khiến chúng ta phải từ bỏ trong vài tuần sau đó.
Kaizen sẽ không thay đổi cuộc sống của bạn sau một đêm, nhưng nó sẽ giúp bạn thay đổi từng chút từng chút một để đạt được hiệu quả cao nhất.