Theo bộ sử triều Nguyễn “Đại Nam thực lục”, vào tháng Giêng năm Minh Mạng thứ 5 (1824), nhà vua “Cho Tôn nhân phủ 1.000 quan tiền, phàm người tôn thất có việc hiếu hỷ thì những người tộc trưởng tùy theo xa gần, thân sơ dùng làm hai lễ hồng bạch (hồng là lễ hỷ, bạch là lễ tang), mỗi năm một lần tâu sổ chi tiết, cấp cho”.
Thực ra Tôn nhân phủ không chỉ phụ trách việc hiếu hỷ hay cấp lương bổng cho các thành viên hoàng tộc, mà cơ quan này còn giữ nhiều trách nhiệm lớn hơn, như trông nom sổ sách của hoàng tộc, soạn thảo ngọc phả (gia phả dòng họ nhà vua), việc ghi chép ngày sinh và ngày mất cùng sơ yếu lý lịch của mọi thành viên trong hoàng tộc, cùng với việc thờ cúng đền miếu trong hoàng tộc.
Do đó, vị trí của Tôn nhân phủ trong chính quyền quân chủ rất lớn. Vào thời vua Gia Long, năm Gia Long thứ 3 (1804), khi xây dựng hệ thống quan chế, đã đặt vị trí quản lý phủ Tôn nhân (Tôn nhân lệnh) ở trên cả bậc chánh nhất phẩm, hai vị trí xếp thứ nhì của phủ Tôn nhân (tả hữu Tôn chính Phủ Tôn nhân) đều ở bậc chánh nhất phẩm.
Ban đầu, Tôn Nhân phủ chỉ là nơi lưu giữ ghi chép, song về sau cơ quan này cũng có quyền hạn giải quyết các vấn đề có liên quan đến các Thân vương, Công tử và Công tôn trong hoàng tộc.
Theo sử sách, ở nước ta, từ thời Trần đã có cơ quan phụ trách các vấn đề của hoàng tộc, tên là Tông Nhân phủ, sau đổi tên là Đại Tông Chính phủ, giữ việc soạn gia phả hoàng tộc. Vị đứng đầu phủ này gọi là Đại Tông chính, do một vị thân vương đảm nhận.
Thời Lê trung hưng, cơ quan này được gọi là Tông Nhân phủ, do một vị Tông Nhân lệnh - một người trong hoàng tộc có cấp bậc cao được Hoàng đế bổ nhiệm - phụ trách, dưới có các chức tả hữu Tông chính.
Đời nhà Nguyễn, Tông Nhân phủ chuyên trách các công việc của hoàng tộc, từ việc chọn người kế vị đến việc cắt cử người hầu, do Hoàng đế trực tiếp điều hành. Đến khi vua Thiệu Trị lên ngôi, vì tránh tên húy nhà vua là Miên Tông; nên cơ quan này đã đổi tên thành Tôn Nhân phủ, với chữ “Tôn” là “tôn quý”, thay cho chữ “Tông” là “dòng giống”.
Kinh thành Huế nhìn từ cửa Ngọ Môn. Ảnh: ITN.
Sau đời vua Gia Long, triều Nguyễn đã làm “Ngọc điệp”, là phả hệ dòng nhà vua. Đời vua Minh Mạng, nhà vua sai làm “tôn phả”, là phả hệ họ hàng của nhà vua. Đến tháng 5 năm Minh Mạng thứ 7 (1826), vua sai chuẩn định thế thứ các họ, con dòng đích thì gọi đích trưởng tử và đích thứ tử, con dòng thứ thì gọi thứ trưởng tử và thứ tử; anh em gọi nhau thì lấy tuổi lớn bé làm thứ bậc.
Việc nối giữ việc thờ tự thì lấy ngành đích làm chủ để trọng tôn thống. Chữ tên trong bằng, trong sổ nếu có sai lầm thì chữa lại. Tôn phả định 3 năm một lần biên, bắt đầu từ năm nay. Lại sai đúc ấn triện cấp cho Tôn Nhân phủ.
Khi Tôn nhân phủ làm xong tôn phả thì một bản chính cất ở tầng dưới rương vàng ngọc điệp điện Trung Hoà, còn hai bản phó thì một bản để ở Quốc sử quán, một bản để ở Tôn Nhân phủ. Nhà vua thưởng cho Phó tổng tài và Hiệp tổng tài cho mỗi người 3 tấm sa 20 lạng bạc, cho Toản tu 2 tấm sa 10 lạng bạc, các viên đằng lục đều 10 lạng bạc.
“Đại Nam thực lục” chép tiếp: Tháng 8 năm Minh Mạng thứ 17 (1836), bắt đầu đặt quan chức ở Tôn nhân phủ: 1 Tôn nhân phủ Tôn nhân lệnh, 1 Tả tôn chính, 1 Hữu tôn chính, 1 Tả tôn nhân, 1 Hữu tôn nhân (giữ sổ họ nhà vua, đồng thời tu sửa Ngọc điệp, phân biệt hàng chiêu, hàng mục (tức thế thứ các bậc tổ tiên), liệt kê tước lộc, quân phân bổng lộc được nuôi, ban bố giáo hoá, chính lệnh. Phàm tất cả công việc ở Tôn nhân phủ đều kiêm giữ cả các người họ gần họ xa đều thuộc dưới quyền quản trị).
Một Tả tôn khanh, một Hữu tôn khanh (giữ sổ họ Tôn thất, kê cứu thứ tự kế thừa tập tước, cấp bậc phẩm trật lương bổng, cùng với những việc nuôi dưỡng chu cấp người nghèo, trẻ nhỏ, hậu cấp tiền tuất, cưới xin, ma chay. Lại biên chép các việc sinh đẻ con cái dòng đích, dòng thứ, khi sinh, khi chết, khi lấy vợ gả chồng, khi làm quan tước, khi được đặt tên thuỵ, để cung cấp tài liệu cho việc chép điệp phả.
Dưới quyền Tôn nhân lệnh, có Tả hữu tôn chính và Tả hữu tôn nhân đều cùng giúp việc. Từ Tôn nhân lệnh đến Tả Hữu tôn khanh, phẩm trật không ấn định, đều đợi Chỉ cho bổ thụ hay kiêm nhiếp. Một Tả tá lý, một hữu tá lý (trật chánh tứ phẩm, dùng quan trong triều kiêm nhiếp. Phàm trong Tôn nhân phủ có thi hành việc gì thì xem xét. Từ tôn nhân lệnh đến tả hữu tôn khanh có điều gì không đồng ý kiến, thì tuỳ việc sửa chữa lại; nếu can ngăn không được, thì làm ngay chuyên tập tâu lên.
Đặt thêm một Lễ khoa Cấp sự trung và một Kinh kỳ đạo Giám sát ngự sử cùng với nha mình làm việc như thường, lại kiêm xem xét công việc ở Tôn nhân phủ. Các vị ngự sử này nếu thấy người thừa hành trong Tôn nhân phủ, nếu có điều gì bất công, trái phép, lừa gạt, che giấu, chuyên quyền, làm không hợp lý, thì cứ thực hặc tâu. Còn tư giáo các hệ, nhân viên Tôn thất và nhân viên dịch lại thừa hành trong nha, nếu xét thấy quả có những tệ bê trễ chức vụ, chấm mút, lừa gạt, gian dối thì cho được tham hặc.
Năm đó, vua Minh Mạng cho Hoàng trưởng tử Trường Khánh công (là vua Thiệu Trị sau này) kiêm nhiếp chức Tả tôn chính; Thọ Xuân công Miên Định kiêm nhiếp Hữu tôn chính; Ninh Thuận công Miên Nghi kiêm nhiếp Tả tôn nhân; Phú Bình công Miên An kiêm nhiếp Hữu tôn nhân; Tả thị lang bộ Lại Tôn Thất Bạch kiêm nhiếp Tả tôn khanh; Vệ uý Loan giá Tôn Thất Tường kiêm nhiếp Hữu tôn khanh.
Còn chức tư giáo vẫn đặt như cũ. Những quan lại ty thuộc thừa hành công việc, trước đặt tư vụ và 2 bát phẩm thư lại, 2 cửu phẩm thư lại, 15 vị nhập lưu thư lại, được đặt thêm: 1 viên ngoại lang, 1 chủ sự, 1 tư vụ, 2 bát phẩm thư lại, 2 cửu phẩm thư lại, 5 vị nhập lưu thư lại. Hằng năm, vua Minh Mạng cấp tiền chi phí là 100 quan, sau đó chuẩn cho bộ Lễ bàn định điển lệ thi hành.
