Bài viết của Juliette Han - nhà thần kinh học, giám đốc điều hành công nghệ sinh học, giảng viên tại Trường Kinh doanh Columbia, cố vấn học tập tại Trường Y Harvard. Cô có bằng Tiến sĩ về khoa học thần kinh của Đại học Harvard, cũng như bằng Thạc sĩ Khoa học Sinh lý học và Cử nhân Khoa học Thần kinh, Sinh lý học và Khoa học từ UCLA.
Tôi luôn là một người hướng nội. Khi vừa nhận được công việc đầu tiên sau khi lấy bằng tiến sĩ về khoa học thần kinh, tôi đã lo lắng rằng mình sẽ gặp khó khăn khi giao tiếp với người khác.
Nhưng tôi nhanh chóng nhận ra rằng không cần phải ép buộc bản thân phải hướng ngoại. Kỹ năng bị đánh giá thấp nhất mà những người thành công, đặc biệt là người hướng nội đều sở hữu, có được là khả năng truyền đạt qua việc viết lách cực kỳ rõ ràng.
Nhà thần kinh học Juliette Han
Không quan trọng bạn đang làm trong ngành nào, khi bạn viết một cách chiến lược và chỉn chu, bạn hoàn toàn có thể tự tin trong việc tương tác với mọi người qua email, xa hơn là nói trước công chúng và thậm chí là nói chuyện phiếm. Đây là lời khuyên tốt nhất của tôi dành cho bạn:
1. Chọn định dạng phù hợp cho ý tưởng
Trước khi bạn truyền đạt một ý tưởng hoặc yêu cầu, hãy quyết định định dạng tốt và phù hợp nhất với nội dung. Ví dụ: Nếu bạn đang chia sẻ nghiên cứu liên quan đến dữ liệu phức tạp thì PowerPoint có biểu đồ và hình ảnh có thể là sự lựa chọn tốt nhất.
Nếu bạn muốn công bố các quyết định cấp quản lý, hãy gửi một email chi tiết. Các gạch đầu dòng rõ ràng là một cách tuyệt vời để khiến người đọc tập trung và tiếp thu thông tin. Bạn cũng có thể sử dụng mô hình “STAR”: situation (tình huống), task (nhiệm vụ), action (hành động) và result (kết quả).
Đối với các cuộc thảo luận như cập nhật tiến độ hoặc tổng hợp phản hồi, một email ngắn là đủ.
2. Tránh thuật ngữ chuyên ngành
Ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu là cách hiệu quả nhất để diễn đạt các chủ đề phức tạp. Tránh thuật ngữ hoặc từ viết tắt trong ngành, bất kể bạn nghĩ chúng phổ biến đến mức nào. Cân nhắc sử dụng thêm đồ họa để làm rõ quan điểm chính của bạn.
Cũng đừng tham lam các chi tiết không liên quan có thể lạc đề, khiến người nghe bị cuốn vào chúng thay vì ý tưởng chính. Xếp các thông tin bạn muốn truyền tải theo mức độ cần thiết, không quá quan trọng bạn có thể đẩy xuống cuối văn bản.
3. Tìm mọi cách để người đọc hiểu ngay mọi thông tin dễ dàng
(Ảnh minh họa)
Người nhận email của bạn cũng sẽ phải nhận hàng tá email khác và tài liệu mỗi ngày. Vậy nên việc cung cấp thông tin nhanh, dễ hiểu sẽ giúp đạt được hiệu quả giao tiếp trong công việc tốt hơn. Trước khi gửi bất cứ tin nhắn hay email nào, bạn hãy:
Nhắc họ lý do bạn liên hệ (ví dụ: liên quan đến cuộc họp ngày hôm qua...).
Định dạng email sao cho dễ đọc trên màn hình điện thoại (ví dụ: các câu ngắn, có dấu đầu dòng).
Nhấn mạnh các hành động (ví dụ: “các bước tiếp theo là...”, “hạn chót là...”).
Nếu thông tin cần truyền đạt của bạn vượt quá một trang, hãy tạo một tài liệu riêng để đính kèm và sử dụng email để cung cấp các điểm nổi bật.
4. Trình bày quá trình tư duy của bạn
Nếu bạn đang làm một chủ đề có khả năng gây tranh luận (ví dụ: phân bổ ngân sách hoặc tái cấu trúc một bộ phận của công ty), hãy cho người đọc thấy về quá trình bạn tư duy để hoàn thành nhiệm vụ.
Cách tiếp cận này xây dựng sự tự tin và cho mọi người thấy rằng bạn là người thấu đáo, có thể kết hợp nhiều quan điểm khác nhau và cung cấp bối cảnh chính khi đưa ra các quyết định lớn. Sau đó hãy mời họ phản hồi và ghi lại tất cả thắc mắc.
5. Viết chính xác
(Ảnh minh họa)
Cuối cùng, nếu muốn đảm bảo rằng bản thân có thể thể hiện năng lực và sự mạnh mẽ trong mọi khía cạnh của mình, hãy lưu ý trước khi gửi bất cứ thứ gì:
Đừng cẩu thả. Hãy kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và tính nhất quán của các con số.
Tránh những trò đùa và sự hài hước không cần thiết. Mọi người sẽ không hiểu ý đồ của bạn qua cách viết, đặc biệt là với những người chưa từng biết bạn.
Thử thách bản thân loại bỏ càng nhiều từ, câu và thậm chí toàn bộ ý tưởng càng tốt nhưng vẫn đảm bảo giữ nguyên nội dung và thông điệp.
Về cơ bản, bạn nên coi câu từ có giá trị giống như tiền bạc vậy, hãy trân trọng và cẩn thận với từng từ mình viết.
Theo CNBC Make It