Nguyễn Phi Vân là thành viên sáng lập và phát triển Công ty World Franchise Associates khu vực Đông nam Á, đồng thời cũng là Chủ tịch Công ty Retail & Franchise Asia, Cố vấn về nhượng quyền thương hiệu cho Chính phủ Malaysia.
Chị là tác giả viết sách về Nhượng quyền (Cuốn "Nhượng quyền khởi nghiệp – Con đường ngắn để bước ra thế giới") và bức tranh về nền kinh tế thế giới (Cuốn "Quẩy gánh băng đồng ra thế giới").
Mới đây, bài viết "Kỹ năng nghĩ cho người khác" của Chuyên gia nhượng quyền nhận được nhiều sự quan tâm của độc giả. Chúng tôi xin trích dẫn lại chia sẻ của nữ doanh nhân này:
Làm gì trong đời, dù làm công hay làm chủ, quan trọng nhất vẫn là giao tiếp và cộng tác được với người khác. Người khác có thể là người trong team, trong cùng tổ chức, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp... Cả công việc và cuộc sống không thể chỉ độc hành mình ta. Và nếu phải làm việc và đồng hành với người khác thì không thể chỉ nghĩ cho mình, nghĩ xong việc của mình là hết.
Trong thời gian làm việc vừa qua với các bạn trẻ tại Việt Nam, tôi rất ngạc nhiên khi thấy các bạn hoàn toàn thiếu tư duy nghĩ cho người khác. Gửi cái email xong là xong, không cần biết người ta có đọc không, viết vậy người ta có hiểu không, sử dụng ngôn từ vậy người ta đọc sẽ cảm thấy thế nào, viết dài vậy có hiệu quả không... Sử dụng công cụ giao tiếp online gửi đi không cần biết người ta biết sử dụng không, mất thời gian download và install thế nào, có thể gặp trở ngại gì, cần hỗ trợ ra sao... Share file bấm link là gửi, không cần biết người nhận mở được không, có tiện cho họ không, làm sao để họ nhận và feedback dễ dàng, đỡ mất thời gian nhất...
Trên đây là 3 trong số hàng ngàn ví dụ về những tương tác rất cơ bản trong công việc mà các bạn trẻ không quan tâm. Làm nhanh nhanh cho xong việc của mình là xong. Ai sao kệ. Biến thành robot hết rồi. Hoàn toàn thiếu sự thấu cảm của một con người.
Điều này cũng phản ánh một phần tình trạng thiếu EQ trầm trọng của các bạn trẻ trong cái xã hội đầy ego, thiếu EQ.
Giờ, đề nghị các bạn bỏ cái ego xuống đi để học lại từ đầu. Khi tiếp xúc, giao tiếp, cộng tác với bất kỳ ai, cần dành thời gian tìm hiểu và work out cách tương tác tốt nhất, thuận lợi và hiệu quả nhất với họ.
Đặt 3 câu hỏi cơ bản sau:
1. Người ta là ai?
Độ tuổi, chức danh trong công việc, thích kênh tương tác nào, cách thu thập và xử lý thông tin... Người ta là ai trước hết ngôn ngữ sử dụng đã khác nhau. Mấy X đều có cách và kênh tương tác khác nhau.
Ví dụ người làm sếp bận rộn không đọc email dài, giải quyết công việc khi đủ thông tin, cần thông tin gửi một cách đơn giản, dễ tiếp cận, dễ hiểu để đưa ra quyết định nhanh. Vậy thì cách trình bày thông tin phải khác. Con người khác con bot là chỗ đó.
Chúng ta không được lập trình để làm 1 việc y sì như nhau. Mỗi loại người, tùy thuộc vào sở thích, thói quen, cách vận hành của họ mà ta cần có cách tiếp cận tương ứng.
Cần quan sát, tìm hiểu, tự nghĩ ra cách tiếp cận và hiệu chỉnh theo thời gian. Đừng lười biếng đối xử vạn người như một.
Hơn 20 năm bước vào thị trường quốc tế, chị Nguyễn Phi Vân giờ đây không chỉ đạt được thành công trên thương trường mà còn trở thành người truyền lửa cho thế hệ kế tiếp tự tin bước ra thế giới.
2. Người vậy cần tiếp cận sao?
Giả sử tôi là người làm nhiều vai trò cùng một lúc, không có thời gian nghe kể dài dòng, quý thời gian như máu, ghét và không bao giờ đọc email dài, không trả lời những câu hỏi quá cơ bản google cũng ra, travel nhiều nên làm việc trên điện thoại, không thích click link này link kia 5 phút vẫn không đọc được thông tin cần tiếp cận, không đưa ra quyết định khi chưa nhận đủ thông tin.... Người vậy mà cho cái email dài cả trang là thua. Người vậy mà gửi link mở hoài không ra file là rất bực mình vì phí thời gian. Người vậy mà gửi 1 vài mảnh vụn thông tin xong hỏi lời khuyên hay quyết định thì có khi bỏ qua luôn không trả lời, vì muốn trả lời phải hỏi thêm cả trăm câu hỏi nữa.
Đó chỉ là một ví dụ. Còn bao nhiêu người khác nữa thì sao?
3. Cần nghĩ gì cho người ta để giao tiếp/cộng tác thuận lợi nhất?
Đây là đoạn thấu cảm hay đoạn số 2 trong EQ - hiểu người. Cứ cái kiểu cái cách của mình rồi quăng vào mặt người khác, người ta không hiểu hay phản ứng là lỗi của họ thì có mà chơi với dế.
Nếu người khác không quan tâm, không care bạn cảm xúc và phản ứng ra sao khi người ta nói gì làm gì thì bạn thấy sao? Bạn có thích người ta hiểu mình và để ý, quan tâm đến mình không? Ai trên đời mà không thích.
Người thành công là người có EQ là vì thế. Họ tìm ra công thức riêng để cộng tác thuận lợi nhất với từng cá nhân trong hành trình làm việc, xây dựng quan hệ của mình. Vài điều cơ bản cần nghĩ cho người khác:
- Ngôn ngữ
- Cách trình bày
- Kênh tương tác
- Thời gian nên tương tác
- Cách giúp họ tiếp cận thông tin hay tương tác một cách đơn giản nhất
- Đừng assume - cho là chuyện gì là đương nhiên. Luôn đặt câu hỏi để chắc chắn. Luôn thử đi thử lại cho chắc chắn tránh làm mất thời gian người khác
- Sử dụng định dạng các loại file phổ biến nhất. Đừng đánh đố người khác bằng những thứ bạn thấy cool nhưng mất thời gian người khác phải tìm hiểu không cần thiết
- Giải thích từ chuyên môn nếu người nghe không có chuyên môn và có thể không hiểu. Don't assume! Đừng bao giờ cho rằng đương nhiên người khác phải hiểu ý của bạn.
Nếu nói ra điều gì mà người ta cứ phải hỏi lại, hỏi hoài vẫn chưa hiểu, hỏi hoài vẫn chưa tiếp cận được thì bạn có vấn đề trong giao tiếp, về EQ. Giờ, bạn quan sát chính bản thân mình trong mọi cuộc giao tiếp hôm nay đi rồi hiệu chỉnh từ từ. Vẫn là tự quan sát tự điều chỉnh thôi.
Không có khoá học hay chiếc đũa thần nào cho việc overnight bạn trở thành người có EQ. Kỹ năng gì cũng phải tự nhận thức và khổ luyện.