Vậy làm thế nào để từ chối khéo người khác mà không sợ gây rạn nứt mối quan hệ lâu dài, nhất là khi bạn là một nhân viên mới, ở môi trường mới?
Bạn sẽ tìm được câu trả lời trong bài viết dưới đây về 3 bước từ chối nhưng vẫn giữ được hòa khí trong công việc.
Đánh giá kỹ yêu cầu đưa ra
Xem xét, cân nhắc kỹ về yêu cầu đưa ra có thể tiết kiệm thời gian và công sức của đôi bên. Bỏ qua bước này đồng nghĩa với khả năng bạn sẽ đi sai hướng trong quá trình giải quyết vấn đề.
Đừng nhầm lẫn điều này với đồng ý giúp đỡ, nó chỉ đơn giản cho thấy bạn là người có trách nhiệm, xem trọng lời nói của người khác cho dù việc đó có nằm trong khả năng của bạn hay không.
Để làm được điều này, hãy bắt đầu bằng việc đặt ra các câu hỏi và liệt kê "được và mất", từ đó mọi khía cạnh của vấn đề sẽ được sáng tỏ.
Hãy xem bản thân như một luật sư, kế toán hay bác sĩ, v.v đang ghi chép để nắm bắt thông tin cụ thể của từng khách hàng.
Trừ khi vấn đề quá cấp bách thì yêu cầu càng phức tạp lại càng phải xem xét kỹ hơn. Tuy nhiên, nếu cố gắng đi quá sâu và thắc mắc quá nhiều, đối phương sẽ nghĩ bạn chỉ đang lảng tránh việc một cách lố bịch.
Chính vì vậy, hãy hỏi thẳng vào trọng tâm vấn đề để biết chắc liệu mình có khả năng giúp đỡ hay không.
Không chỉ thế, bước này còn giúp củng cố sự tin tưởng từ phía đối phương và ngay cả khi bị từ chối, họ vẫn cảm thấy biết ơn vì bạn đã dành thời gian, cố hết sức có thể.
Đưa ra lý do chính đáng
Một lý do từ chối chính đáng, đúng thời điểm sẽ tiết kiệm thời gian và phiền phức cho cả hai bên.
Cần tránh vội vàng đưa ra lời từ chối khi chưa đánh giá kỹ yêu cầu hay bị thành kiến cá nhân chi phối. Điều này sẽ chỉ đẩy mối quan hệ giữa bạn với sếp hoặc đồng nghiệp đến bờ vực không thể cứu vãn.
Lý do chính đáng nên liên quan đến quỹ thời gian hạn hẹp hoặc không đủ năng lực đảm nhiệm. Những lời bào chữa như "Tôi không muốn", "Đấy không thuộc phạm vi chuyên môn của tôi", v.v chẳng khác nào gáo nước lạnh tạt vào mặt đối phương.
Thay vào đó, hãy áp dụng quy trình stage-gate để chia thành 3 trường hợp riêng biệt như dưới đây:
Trường hợp 1: Bạn không đủ quyền hạn để thực hiện yêu cầu đó. Đừng ngại đưa ra các quy định, thủ tục cho đối phương nắm rõ với thái độ lịch sự, phù hợp.
Thậm chí nếu vấn đề trái với quy tắc chung, hãy đề nghị họ chấm dứt việc đó lại.
Trường hợp 2: Bạn chưa đủ kinh nghiệm và kỹ năng để tự tin xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng.
Thẳng thắn bày tỏ "Xin lỗi nhưng tôi e rằng chuyện này nằm ngoài khả năng của mình".
Đặc biệt nếu bạn muốn cải thiện bản thân để đáp ứng được yêu cầu, hãy đề nghị đối phương cho bạn thêm thời gian học hỏi và hoàn thành công việc sớm nhất có thể. Chắc chắn họ sẽ cảm thấy vô cùng biết ơn về sự tận tâm của bạn đấy!
Trường hợp 3: Khả năng thành công thấp. Sau bước đánh giá vấn đề phía trên, bạn sẽ biết liệu việc dành nhiều thời gian và công sức giải quyết yêu cầu từ người khác có đáng hay không.
Tham khảo một số lời từ chối không gây mất lòng như: "Xin lỗi nhưng việc này không phù hợp với các ưu tiên hiện tại của tôi", "Tôi e là mình không thể vì khả năng thành công là không cao", v.v.
Một lưu ý quan trọng khác, từ chối khéo léo không đồng nghĩa với vòng vo, lảng tránh vấn đề. Điều này sẽ chỉ khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và lố bịch trong mặt cấp trên hoặc đồng nghiệp.
Ngoài ra, trong trường hợp bạn biết ai đó có năng lực đáp ứng được yêu cầu hãy giới thiệu ngay với họ.
Nhận lời đúng thời điểm
Nhận lời giúp đỡ đúng thời điểm không chỉ củng cố mối quan hệ trong công việc mà còn ảnh hưởng tích cực tới con đường sự nghiệp lâu dài của bạn.
Hãy tự đặt ra câu hỏi: liệu yêu cầu đó có liên quan đến trình độ chuyên môn hoặc sẽ tạo cơ hội để bạn phát triển bản thân hay không? Hoặc liệu nó có khả năng thành công và lợi ích đáng kể để bạn đầu tư thời gian và công sức?
Để làm được điều này, hãy trao đổi cởi mở, thẳng thắn với người cần nhờ và lập kế hoạch cụ thể.
Đặc biệt, những chi tiết như cách thức và thời hạn hoàn thành, các phần làm chung hoặc riêng, v.v cần được xác định rõ trước khi bắt đầu.
Tóm lại, hầu như ai cũng có rất nhiều việc phải làm nhưng quỹ thời gian lại quá hạn hẹp. Chính vì vậy, từ chối khéo léo để tránh lãng phí thời gian, công sức của bản thân và đặc biệt, không làm mất lòng sếp hoặc đồng nghiệp là vô cùng cần thiết.