Những cuộc họp kéo dài “lê thê” tại nơi làm việc thường khá lãng phí thời gian. Do đó, bạn phải đủ thông minh để khiến chúng không ảnh hưởng tới việc ăn uống trong ngày. Những cuộc họp có thể là khoảng thời gian quý giá để bạn và các nhân viên của mình cùng làm những việc hữu ích hơn.
Nổi tiếng là một nhà quản lý hiệu quả, CEO Amazon Jeff Bezos luôn có quan điểm rõ ràng đối với các cuộc họp không cần thiết. Tuy nhiên, khi nhiều cuộc họp hoàn toàn không thể tránh khỏi, ông sử dụng một mẹo để tăng cường hiệu quả và tính hữu ích của chúng. Ông gọi đó là quy tắc “hai chiếc pizza”.
Quy tắc này rất đơn giản. Khi càng có nhiều người tham gia vào cuộc họp thì tính hiệu quả của cuộc họp đó càng giảm. Giải pháp ở đây là gì? Đừng bao giờ tổ chức một cuộc họp mà hai chiếc pizza không đủ để cả nhóm cùng ăn.
Hai chiếc pizza - Bí quyết để có những cuộc họp hiệu quả của ông chủ Amazon.
Tập hợp một nhóm người cùng tham gia cuộc họp có thể thúc đẩy sự sáng tạo. Các yếu tố cấu thành một cuộc họp hiệu quả bao gồm việc bổ nhiệm một người chủ trì mạnh mẽ, thiết lập nguyên tắc chặt chẽ và đảm bảo rằng nội dung của cuộc họp có liên quan đến tất cả những người tham dự.
Bên cạnh đó, theo Tiến sĩ Adrian Furnham - Giáo sư tâm lý tại Đại học London, các cuộc họp phải giải quyết được kỳ vọng của những người tham gia.
“Hãy luôn luôn lập kế hoạch và tuân thủ chương trình nghị sự trước mỗi cuộc họp. Hãy để mọi người đồng thuận trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của cuộc họp. Ngoài ra, bạn cần phải đưa ra lý do rõ ràng cho các vấn đề và thời gian của cuộc họp”, Tiến sĩ Furnham viết.
Trên thực tế, quy tắc “hai chiếc pizza” của Jeff Bezos là lời khuyên nên hạn chế các cuộc họp và chỉ họp hành khi nào thực sự cần thiết. Hoặc đơn giản hơn, bạn hoàn toàn có thể hiểu lời khuyên này theo nghĩa đen của nó: Hãy mang đến mỗi cuộc họp và dành cho mọi người vào giờ giải lao, pizza sẽ làm cho mọi thứ tốt hơn!