Phép xã giao trong cuộc sống hàng ngày
1. Bắt tay
Bắt tay là một cách quan trọng để truyền đạt ý tưởng, trao đổi tình cảm và tăng cường tình bạn. Khi bắt tay người khác, mắt phải nhìn đối phương, mỉm cười thể hiện thành ý, không được lơ đãng, nhìn trái nhìn phải, không đội mũ, đeo găng tay khi bắt tay người khác. Trong trường hợp bình thường, thời gian bắt tay không quá 3 giây, phải đứng lên bắt tay để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với người khác.
Bắt tay thường chú ý đến "địa vị", tức là sau khi phụ nữ, trưởng bối, người đã có gia đình, người có chức vụ cao đưa tay ra thì đàn ông, vãn bối, người chưa lập gia đình và cấp dưới có thể đưa tay ra để hô ứng. Nếu một người muốn bắt tay với nhiều người thì thứ tự lịch sự nên là: tiền bối trước vãn bối sau, chủ trước khách sau, cấp trên trước cấp dưới sau, nữ trước nam sau.
2. Cúi chào
Cúi đầu, có nghĩa là cúi xuống chào, là một hình thức lịch sự cho thấy sự kính trọng với đối phương. Nhìn nhau một cách lịch sự trước khi cúi đầu thể hiện sự tôn trọng và chân thành. Khi cúi chào phải đứng thẳng, bỏ mũ, nghiêm trang, miệng không được có gì, hay nói điều gì không liên quan đến việc chào hỏi khi đang cúi chào.
3. Chào hỏi
Chào hỏi ở đây là nghi thức chào không phát ra âm thanh, thường được những người quen dùng để chào nhau trong các tình huống xã giao. Trong những dịp xã giao, người ta thường bày tỏ sự thân thiện bằng cách vẫy tay, cúi chào, mỉm cười và bỏ mũ ra.
Phép xã giao nơi công sở
1. Chào hỏi nơi công sở
(1) Trong văn phòng, bạn nên chủ động chào hỏi những người đi ngang qua bàn làm việc của mình, bất kể là đồng nghiệp hay sếp, đều phải được đối xử bình đẳng.
Nhìn thấy ai đó đi ngang qua mình mà không chào là không lịch sự. Dù là đối với đồng nghiệp xung quanh hay đồng nghiệp đã thân thiết, cũng đều nên giữ thái độ lịch sự, nhã nhặn, bất kể sáng vào công ty, trưa nghỉ trưa hay tối ra khỏi công ty đều phải chào hỏi, tuyệt đối không nên "đến không ai biết, về không ai hay."
(2) Khi gặp lãnh đạo trong thang máy, bạn nên chào hỏi một cách rõ ràng, không nên né tránh hoặc giả vờ không nhìn thấy. Nếu chỉ có bạn và sếp ở trong thang máy, bạn cũng có thể trò chuyện về một chủ đề hàng ngày nào đó hoặc đơn giản là hỏi thăm họ một chút. Trong trường hợp phản ứng của sếp thờ ơ hoặc phớt lờ, vậy thì lần sau khi gặp nhau, chỉ cần lịch sự chào hỏi là được.
Tốt nhất là không nên thảo luận chuyện công việc với sếp trong thang máy, tránh việc bị làm phiền. Trong thang máy đông đúc, nếu không có ai nói chuyện thì tốt nhất là không nên nói. Nếu một đồng nghiệp chào hỏi hoặc ánh mắt hai người gặp nhau, bạn nên gật đầu, mỉm cười hoặc đáp lại lập tức.
(3) Khi ra khỏi văn phòng nhớ báo cáo cấp trên, hỏi xem liệu cấp trên có còn dặn dò gì không rồi mới ra về. Đối với sếp thì thái độ phải lịch sự, chu đáo, nếu sếp đến gần thì nên đứng dậy chào trước, còn với đồng nghiệp nói chung là quen biết thì không cần phải quá câu nệ, có thể chào hỏi nhau theo cách mà cả hai hay làm.
(4) Đồng nghiệp có thể gọi nhau bằng tên nếu đã thân thiết hoặc được phép của bên kia, nhưng trong mọi trường hợp, không nên gọi biệt danh của nhau ở nơi làm việc, chẳng hạn như "soái ca" ", "người đẹp"… Bởi cách gọi này có chút mang tính đùa cợt, nó sẽ khiến mọi người cảm thấy thiếu sự trang trọng, đặc biệt là với những đồng nghiệp nghiêm túc hay những đồng nghiệp không quá thân thiết.
(5) Khi ai đó chào hỏi bạn, bạn nên đáp lại ngay lập tức, ngay cả khi đang nghe điện thoại, bạn cũng nên đặt điện thoại xuống và nói với họ rằng bạn đang nghe điện thoại và sẽ đến sau. Đừng để xảy ra chuyện rồi giải thích sau, tránh làm tăng sự nhầm lẫn và hiểu lầm.
Nên giữ thái độ lịch sự và tử tế với đồng nghiệp xung quanh và cả những người bạn quen biết.
(6) Khi ngồi trong phòng làm việc, nếu có người vào, bạn có nên đứng dậy không? Khi nào thì cần phải đứng dậy?
Nên đứng dậy khi những người sau đây bước vào:
Khi khách hàng (dù là nam hay nữ) bước vào.
Một lãnh đạo có vị trí cao hơn bạn.
Nhân viên nữ ở vị trí tương tự như bạn. Nhưng nếu cô ấy ra vào văn phòng của bạn nhiều vì công việc, thì đó lại là một câu chuyện khác.
Trong một cuộc họp, khi một đồng nghiệp nữ vào hoặc ra khỏi phòng họp, chỉ có người đàn ông ngồi cạnh (đặc biệt là bên trái) phải đứng dậy giúp kéo ghế ra ngồi, còn những người đàn ông ngồi ở ghế khác vẫn có thể ngồi.
Khi khách VIP chuẩn bị ra về, bất kể là nam hay nữ, không được để khách VIP ra về một mình mà nên có người tháp tùng, tiễn về một cách lịch sự.
2. Phép lịch sự khi trả lời điện thoại
(1) Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện cuộc gọi: chuẩn bị tinh thần, tràn đầy năng lượng, xem xét nội dung tổng thể của cuộc gọi, nếu bạn sợ bỏ sót gì đó trong quá trình gọi thì hãy ghi nội dung chính ra giấy ghi chú.
(2) Sau khi bấm máy, nên nói "Xin chào" trước và hỏi đầu dây bên kia: là đơn vị hay cá nhân nào. Sau khi có câu trả lời rõ ràng, hãy khai báo họ, đơn vị và tên riêng của bạn.
(3) Nếu bên kia giúp bạn tìm người nghe điện thoại, lúc này người gọi vẫn nên cầm điện thoại, không được đặt xuống làm việc khác.
(4) Khi được thông báo rằng "anh/chị nào đó không có ở đây" thì không nên cúp máy bằng một cái "cạch" mà nên nói "cảm ơn, tôi sẽ gọi lại sau" hoặc "nếu tiện, hãy chuyển lời giúp tôi" hoặc "khi nào anh/chị ấy quay lại, phiền anh/chị nhắn họ gọi lại giúp tôi, số điện thoại của tôi là…"
(5) Nếu gọi nhầm phải xin lỗi đối phương "Xin lỗi, tôi gọi nhầm", không được cúp máy một cách thô lỗ.
(6) Nếu yêu cầu đối phương ghi âm các cuộc điện thoại của mình, bạn nên kiên nhẫn, không được giục: "Đã xong chưa?", "Sao chậm thế!".
(7) Khi gọi điện thoại, nói vào micrô, không to quá cũng không nhỏ quá, nói nhịp nhàng, diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu, phát âm rõ ràng.
(8) Khi gọi điện đến đơn vị, nên tránh thời điểm vừa tan sở hoặc sắp tan sở, vì người nghe điện thoại sẽ dễ thiếu kiên nhẫn. Gọi điện thoại bàn hay gọi điện thoại cho ai đó ở nhà, nên gọi vào khoảng thời gian ăn trưa hoặc ăn tối, tránh gọi quá muộn hoặc khi người khác đang ngủ trưa.
(9) Cuộc gọi phải đơn giản và rõ ràng, nội dung quan trọng thì có thể nhắc lại lần nữa để bên kia để xác nhận là mình đã nắm rõ.
(10) Không dùng điện thoại công ty để nói chuyện riêng chứ đừng nói đến việc nói chuyện điện thoại với người thân, bạn bè trong giờ làm việc.
(11) Sau cuộc gọi, nên cảm ơn đối phương một cách thân thiện: "Xin lỗi đã làm phiền, cảm ơn đã trả lời cuộc gọi của tôi dù đang bận rộn", hoặc "Rất vui được nói chuyện với bạn, cảm ơn bạn, tạm biệt".