Tất cả chúng ta đều có cùng số giờ làm việc trong ngày, vậy tại sao có những người có thể làm được nhiều việc nhất trong khoảng thời gian ít nhất, còn chúng ta thì không? Làm thế nào để chúng ta hoàn thành được nhiều công việc ở mức độ chất lượng cao nhất?
Muốn làm giàu thì điều trước hết là bạn phải là quản trị mình, sử dụng thời gian hiệu quả, khai thác tối đa quỹ thời gian để lập kế hoạch hợp lý. Một người chưa thể quản lý bản thân, sử dụng nguồn lực cá nhân hiệu quả thì khó có thể làm nên việc lớn, quản lý một công ty, doanh nghiệp. Đó cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất của việc làm giàu.
Dưới đây là những cách hữu hiệu nhất để sử dụng thời gian hiệu quả, quản trị và khai thác tối đa nguồn lực của bản thân:
1. Lên lịch theo khối
Thực hiện theo to-do-list hay lên kế hoạch cuộc đời đến từng phút không phải là gợi ý tốt. Bởi có lẽ rằng bạn sẽ chẳng bao giờ nhìn lại cái kế hoạch đó chứ đừng nói là thực hiện chuẩn chỉ. Thay vào đó, tại sao bạn không chia thời gian theo từng khối để đạt được hiệu quả cao nhất.
Bạn nên chia thời gian 8 tiếng tại công sở thành các nhóm từ 1 đến 4. Một giờ đầu tiên, hoàn thành công việc trả lời email và các việc văn thư khác. Ba giờ tiếp theo là dành toàn bộ cho những nhiệm vụ quan trọng nhất, những dự án đặc biệt. Hai giờ nữa là dành cho những ý tưởng và các cuộc họp cần tranh luận để đưa ra phương hướng chung. Tất nhiên, các “khối” thời gian của từng người sẽ khác nhau, tùy thuộc công việc hàng ngày.
Điều này sẽ giúp bạn tập trung suy nghĩ về một vấn đề duy nhất trong một khoảng thời gian nhất định thay vì “tung hứng” với hàng ngàn ý tưởng. Nó sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc nhưng vẫn đảm bảo giải quyết hết mọi tồn đọng. Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả hơn thì bạn cần trở thành người quản trị đến từng phút.
2. Tạo ra vấn đề
Hầu hết mọi người làm việc tốt hơn dưới áp lực. Bằng cách tạo ra một vấn đề, bạn có thể tạo cho mình một việc cụ thể và giải quyết nó.
Không có khủng hoảng, không có cảm giác cấp bách. Cách tốt nhất để làm điều này là đặt một câu hỏi trước tiên, “Tôi cần làm gì để hoàn thành?”. Ví dụ, bạn cần làm xong bài thuyết trình PowerPoint thì “vấn đề” là bài đó chưa hoàn thành.
Bước tiếp theo là xác định cách bạn sẽ giải quyết vấn đề của mình. Bạn cần phác thảo trước những gì cần thực hiện và chia chúng thành những nhiệm vụ nhỏ có tính chất tương tự nhau để tập trung giải quyết. Phương pháp chia lịch theo khối kể trên sẽ rất phù hợp để đi đôi với phương pháp này, để tự giới hạn thời gian giải quyết vấn đề của bạn.
3. Hạn chế phiền nhiễu
Tất nhiên, bạn cần đặt điện thoại xuống hay tắt ngay ứng dụng mạng xã hội đang mở trên màn hình đi. Có cả những chương trình chạy trên máy tính giúp bạn chặn truy cập một số trang web gây lãng phí thời gian như mạng xã hội mà bạn có thể tham khảo.
Cũng nên lờ đi những câu chuyện phiếm của đồng nghiệp để tập trung vào vấn đề của bản thân. Đừng ngại nói với đồng nghiệp là bạn rất dễ bị phân tâm và yêu cầu họ trả lại cho bạn khoảng không gian riêng tư để bạn tập trung làm việc.
4. Sống khỏe mạnh
Cách này có vẻ như chỉ là một cách tự chăm sóc bản thân, nhưng hóa ra nó lại là cách quan trọng nhất. Bạn có thể vô cùng hào hứng với dự án mới đến nỗi quên ăn quên ngủ với nó, nhưng bạn không thể để nó chiếm hết toàn bộ thời gian của mình.
Đừng bị cuốn vào công việc đến nỗi không có cả thời gian ăn uống lành mạnh. Luôn phải đặt bản thân và hạnh phúc của bạn lên trên tất cả. Bạn sẽ không thể làm việc nếu chẳng may ngã bệnh. Hay vì 5 ngày nằm viện thì sao không nghỉ chỉ 5 phút mỗi giờ để nghỉ ngơi?
Đôi khi cách để làm tăng năng lượng và năng suất lao động chỉ đến từ việc thong thả dọn dẹp lại bàn làm việc hay xử lý công việc cũ còn tồn đọng.
5. Đừng hy sinh tất cả
Trong khi làm theo những lời khuyên này thì bạn vẫn cần đảm bảo là mình đang không hy sinh tất cả cho công việc. Bạn chỉ năng suất khi vui vẻ với những gì bạn làm, bởi thế nếu thấy cần nghỉ ngơi thì phải nghỉ ngơi ngay.
Nếu bạn dành cho công việc tất cả những gì mình có thì điều đó sẽ chỉ dần tồi tệ hơn. Tất cả mọi thứ trong chừng mực thì vẫn tốt đẹp hơn là thứ này vượt trội hơn thứ kia. Bạn có thể giảm bớt thời gian lên mạng xã hội trò chuyện nhưng tuyệt đối đừng bỏ niềm vui đó hoàn toàn.