Làm việc tại nhà - work from home - là một trong hai cụm từ được giới trẻ Việt Nam chia sẻ nhiều nhất những ngày này, bên cạnh social distancing - cách ly xã hội.
Với tình hình dịch bệnh diễn biến căng thẳng, rất nhiều công ty trên khắp Việt Nam đã cho phép nhân viên làm việc tại nhà, vừa để đảm bảo sự an toàn cho nhân viên, vừa thực hành cách ly xã hội một cách hiệu quả.
Khi làm việc tại nhà, bạn phải nhận ra khi nào thì bắt đầu làm việc, làm việc ở đâu, và làm thế nào để tạo ra ranh giới giữa cuộc sống công việc và cuộc sống cá nhân. Ví dụ đơn giản như bạn làm việc trên giường ngủ là chắc chắn không ổn, vì khu vực đó thói quen của bạn vốn dành cho việc nghỉ ngơi, không thích hợp để tạo ra động lực làm việc. Ngoài ra, các yếu tố khác như thiết bị văn phòng, xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, tiến triển của dự án… cũng đều quan trọng không kém với người làm việc từ xa.
Dưới đây là 20 lời khuyên của tôi dành cho các bạn dựa trên kinh nghiệm của cá nhân tôi và những gì tôi quan sát, học hỏi được từ những đồng nghiệp làm việc tại nhà khác.
1. Duy trì lịch trình một cách thường xuyên
Bạn cần lên cho mình một lịch trình làm việc cụ thể và nghiêm ngặt tuân thủ theo lịch trình đó. Khi có được một kế hoạch rõ ràng, giờ nào làm việc gì hay lúc nào là giờ nghỉ ngơi sẽ giúp người làm việc từ xa cân bằng được công việc và cuộc sống. Nếu bạn làm việc không có giờ giấc cụ thể, điều đó khiến bạn khó có thể tạo ra một thói quen duy trì.
Ngoài ra, khi làm việc tại nhà - nhất là đối với những người làm việc chênh lệch múi giờ - có nghĩa là đồng hồ sinh học của bạn cũng sẽ phải thay đổi, để phù hợp hơn với tính chất công việc. Nếu bạn rơi vào tình huống đó, bạn có thể cân nhắc bắt đầu làm việc sớm hơn bình thường và cho phép mình có nhiều khoảng trống nghỉ ngơi hơn, hoặc ngủ muộn hơn một chút nếu tổng số giờ làm việc của bạn kéo dài hơn bình thường. Bạn cũng có thể cài một vài ứng dụng để giúp đỡ bạn trong việc quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả (ví dụ như là: Rescue Time).
2. Tạo thói quen vào buổi sáng
Quyết định ngồi xuống bàn và bắt đầu làm việc là một chuyện. Tạo ra một thói quen dẫn bạn đến quyết định trên lại là một chuyện khác. Điều gì trong thói quen mỗi buổi sáng của bạn sẽ bắt đầu báo cho bạn biết là bạn đã bắt đầu nghiêm túc ngồi làm việc? Đó có thể là một tách trà hoặc một tách cà phê nhâm nhi trước khi bắt đầu, hoặc là sau khi bạn tắm xong, hoặc là sau khi bạn chạy bộ về, hoặc là sau khi bạn đã ăn sáng xong, hoặc là mặc một bộ quần áo nghiêm túc như khi đi làm. Tạo thói quen vào buổi sáng và lặp lại điều đó trước khi bạn bắt đầu ngồi làm việc sẽ giúp bạn có một thái độ nghiêm túc hơn.
3. Đặt quy tắc với mọi người trong không gian của bạn
Khi làm việc từ xa và nhất là làm việc tại nhà, bạn không thể nào tránh khỏi việc chia sẻ không gian với người thân của mình. Do đó, bạn cần đặt quy tắc với mọi người khi bạn đang làm việc. Ví dụ khi bạn có trẻ con tan học từ trường về nhà trong thời gian bạn vẫn đang làm việc, bọn trẻ cần biết được chúng có thể làm gì và không làm gì trong khoảng thời gian đó.
Thêm một lưu ý là nếu bạn có người giúp việc đến dọn dẹp nhà cửa thì không có nghĩa là người thân của bạn nghĩ rằng bạn cho phép ai cũng được quấy rối không gian của bạn. Nếu bạn chịu đựng việc bị làm phiền đó, rất có thể hiệu suất công việc của bạn sẽ bị giảm sút. Do đó, bạn cần lên tiếng và đặt ra nguyên tắc - cũng có nghĩa là bạn đang nghiêm túc với công việc mình đang làm.
4. Khoảng trống nghỉ ngơi giữa giờ làm việc
Bạn cần biết chính sách giờ nghỉ của công ty mình đang làm và hãy áp dụng chúng vào lịch trình làm việc của mình. Còn nếu bạn là freelancer tự chủ công việc của mình thì hãy cho phép mình có một khoảng thời gian trống để đứng dậy đi lại trong nhà, hoặc ra khỏi nơi làm việc của mình trong vài phút để thư giãn. Thông thường, các công ty sẽ cho phép một tiếng nghỉ trưa và khoảng 10 - 15 phút nghỉ ngơi vào buổi chiều để bạn có thể hồi phục lại sự tập trung của mình.
5. Tận hưởng thời gian nghỉ một cách trọn vẹn
Đừng thay đổi giờ nghỉ của bản thân bạn, đặc biệt là giờ nghỉ trưa. Hãy để cơ thể của bạn nghỉ ngơi một cách trọn vẹn theo đúng một tiếng nghỉ trưa. Đừng tham công tiếc việc (chỉ trừ khi đó thật sự là việc gấp và quan trọng), còn không hãy đi ăn đúng giờ, nếu dư thời gian, bạn có thể cho phép mình chợp mắt nhanh khoảng 15 - 20 phút. Theo nghiên cứu từ các nhà khoa học, đây là khoảng thời gian quý báu để bạn có thể hồi phục năng lượng trước khi bắt đầu bước vào khung giờ làm việc buổi chiều.
6. Ra khỏi nhà
Bạn không cần phải hàng ngày ra ngoài ăn, nhưng bạn nên cố gắng rời khỏi nhà thường xuyên. Lời khuyên tương tự áp dụng đối với cả các nhân viên văn phòng là hãy rời khỏi tòa nhà bạn đang làm ít nhất một lần mỗi ngày. Cơ thể của bạn cần di chuyển, không thể nào ngồi lì hàng tiếng đồng hồ trên ghế được. Thêm nữa, không khí trong lành và ánh sáng tự nhiên cũng tốt cho cơ thể của bạn nữa. Hãy đi tản bộ quanh khu vực nhà bạn nếu được.
7. Đừng ngần ngại hỏi những gì bạn cần
Nếu bạn là một nhân viên làm việc tại nhà, hãy chủ động đề xuất những gì bạn cần để đáp ứng như: máy tính, công cụ làm việc,... Chỉ khi bạn thực sự bắt tay vào làm việc một hoặc hai ngày đầu thì bạn mới biết là mình đã có đủ những thứ mình cần chưa. Điều này là cực kì quan trọng và cấp bách để bạn thiết lập các công cụ hỗ trợ bạn làm việc một cách thoải mái như khi đang làm việc ở công ty, đảm bảo tối đa năng suất của bạn.
Các công ty thường có ngân sách dự trù hỗ trợ cho các nhân viên làm việc tại nhà, ngay cả chính sách về vận chuyển đồ đạc - máy móc về tận nhà. Do đó, đừng ngần ngại hỏi những gì bạn cần từ công ty để có thể đáp ứng công việc hoàn thành trơn tru tại nhà.
8. Rạch ròi giữa việc cá nhân và việc ở công ty
Trong một môi trường lý tưởng khi làm việc tại nhà, bạn sẽ cần có hai máy tính, một cho công việc và một cho sử dụng cá nhân. Còn trong trường hợp tối thiểu, bạn chỉ có một máy tính để sử dụng thì bạn cần rạch ròi khoảng thời gian nào là khoảng thời gian bạn làm việc cho công ty, và bạn chuyên chú vào việc đó để đảm bảo năng suất. Những công việc cá nhân khác, bạn hãy làm vào thời gian sau khi bạn đã đạt đủ số lượng giờ làm việc cho công ty. Chỉ như vậy bạn mới có thể đảm bảo được năng suất công việc của mình.
9. Duy trì một số điện thoại liên hệ riêng
Thiết lập một số điện thoại mà bạn sẽ chỉ dùng để liên lạc với đồng nghiệp và khách hàng. Bạn không nhất thiết phải lắp thêm một đường dây điện thoại ở nhà, đơn giản chỉ cần là một điện thoại phụ hoặc một SIM điện thoại khác. Hoặc tương tự là những ứng dụng công cụ cho phép liên lạc online qua điện thoại như Skype, Workplace… Mục đích cuối cùng tương tự là để bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
10. Sử dụng VPN
Đối với dân văn phòng thì đây ắt hẳn không còn lạ gì với các bạn nữa. VPN là công cụ giúp bạn truy cập vào một hệ thống mạng mà bạn không quản lý hoặc do quy định bảo mật của các công ty, nên chỉ có mạng của công ty mới có thể truy cập được vào hệ thống. Trong trường hợp bạn làm việc tại nhà, bạn sẽ cần liên hệ các quản trị mạng tại công ty bạn đang làm việc để có quyền truy cập đầy đủ như khi bạn đi làm, đảm bảo công việc của bạn trơn tru nhất có thể.
11. Giao lưu với đồng nghiệp
Cô đơn, mất kết nối và cảm thấy bị cô lập là những vấn đề phổ biến trong cuộc sống của người làm việc từ xa, đặc biệt là những người hướng ngoại. Các công ty làm việc từ xa thường có nhiều cách để giúp nhân viên kết nối với nhau. Ví dụ, họ có thể thiết lập ra những kênh trò chuyện kết nối những nhân viên ở xa có cùng một sở thích vào một nhóm như hội đọc sách, hội chơi game,... để nhân viên cùng chia sẻ và tán gẫu với nhau.
Điều quan trọng là bản thân bạn cảm thấy cần kết nối bao nhiêu là đủ. Ngay cả khi bạn là người hướng nội, không thích giao tiếp xã hội thì cũng hãy thử một vài trải nghiệm tương tác với đồng nghiệp để làm quen với họ. Nếu bạn chưa làm quen được với văn hóa làm việc từ xa, bạn lại càng phải chủ động hơn trong việc nuôi dưỡng các mối quan hệ với đồng nghiệp - vì suy cho cùng, điều đó vẫn giúp ích cho bản thân bạn và công việc nữa.
12. Xuất hiện trong các buổi họp online và được lắng nghe
Chắc chắn khi làm việc ở nhà, sẽ có những lúc bạn tham gia vào các buổi họp online video call, hay thậm chí là những họp/nói chuyện không cần lịch hẹn từ trước, chủ yếu là để trao đổi và nắm bắt nhanh hơn là ngồi gõ những dòng chữ hoặc email. Nếu được, hãy chuẩn bị sẵn sàng để xuất hiện trước camera laptop của bạn. Quản lý và đồng nghiệp của bạn sẽ cảm thấy tin tưởng hơn khi bạn vẫn đang giữ một thái độ nghiêm túc khi làm việc tại nhà.
Trong các cuộc họp online, bạn cũng cần lên tiếng để mọi người biết được bạn đang hoạt động và có mặt ở đó. Đôi khi chỉ là những câu chào hỏi, cảm ơn, tạm biệt đơn giản sẽ đủ để đồng nghiệp và mọi người nhớ tới bạn.
13. "Gặp mặt" trực tiếp
Nghe thì có vẻ "viễn tưởng" trong những ngày này, nhưng gặp mặt ở đây không có nghĩa là bạn tụ tập với các đồng nghiệp. Gặp mặt có nghĩa là bạn video call với một vài đồng nghiệp và sếp của mình, với mục đích nói chuyện, chia sẻ và kết nối với nhau ngoài giờ làm việc (đừng nhầm lẫn với việc họp nhé). Những buổi chuyện trò này chắc chắn sẽ giúp cả bạn và đồng nghiệp của mình thoải mái hơn, đỡ nhớ nhau hơn và từ đó bớt áp lực hơn về chuyện làm việc tại nhà.
14. Nghỉ ốm
Khi bạn ốm, hãy dành thời gian để hồi phục khi bạn cần. Những ngày nghỉ phép thường là nằm trong quyền lợi của bạn khi đi làm với bất kì công ty nào. Tuy nhiên, bạn đừng tận dụng việc nghỉ ốm như là một lý do khi bạn không cần đến chúng. Nếu bạn là một freelancer làm việc tự do, không có chính sách nghỉ ốm thì cũng đừng rơi vào cái bẫy cố gắng làm việc mà không để ý sức khỏe. Biết rằng khi bạn nghỉ thì bạn cũng sẽ mất tiền theo, nhưng suy cho cùng, đây là một cuộc chiến đường dài và bạn cần bảo vệ sức khỏe của bản thân hơn bất cứ thứ gì hết. Ngoài ra, làm việc khi không ốm đau thì cũng sẽ năng suất hơn rất nhiều.
15. Tìm kiếm cơ hội được đào tạo
Khi bạn không làm việc trực tiếp tại văn phòng, bạn có thể sẽ bị bở lỡ các khóa đào tạo và phát triển kĩ năng được giảng dạy trực tiếp tại công ty. Công ty của bạn cũng có thể quên mất rằng bạn có thể tham gia các khóa đào tạo online từ xa. Mặc dù đây là điều bạn có thể chọn để tham gia hay không, nhưng theo lời khuyên của tôi thì bạn nên chủ động tham gia. Thứ nhất, điều này tốt cho bản thân bạn vì bạn vẫn còn muốn phát triển tiếp các kĩ năng của bản thân phải không? Thứ hai, khi cá nhân phát triển đồng nghĩa với công việc của bạn phát triển và cơ hội thăng tiến là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Đừng bỏ lỡ những cơ hội này.
16. Giao tiếp quá mức cần thiết
Làm việc từ xa đòi hỏi bạn phải giao tiếp nhiều hơn mức bình thường. Bạn có thể cho đồng nghiệp hoặc những người cần liên lạc với bạn về thời gian biểu một ngày của bạn và thời gian nào bạn trống để có thể liên lạc. Vì khoảng cách ở xa nên mọi người sẽ không biết được bạn đang làm gì. Do đó, bạn không nhất thiết phải thông báo quá chi tiết về mọi hoạt động của mình, chỉ cần đảm bảo là bạn vẫn trả lời họ và nếu có việc gấp thì hãy gọi điện thoại để bạn nắm được tình hình.
17. Hãy luôn luôn tích cực
Cá nhân tôi thích những thông điệp ngắn gọn và rõ ràng, nhưng tôi biết rằng khi tôi không trực tiếp giao tiếp với nhiều người thì họ có thể sẽ không biết hoặc không hiểu rõ kiểu diễn đạt của tôi. Do đó, khi làm việc toàn thời gian từ xa, bạn luôn phải tỏ ra tích cực trong mọi lời nói và hành động của mình khi giao tiếp, thậm chí là tích cực quá mức. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn nhưng thực ra đó là cách để giúp khoảng cách giữa bạn và các đồng nghiệp không bị xa nhau. Hãy tìm kiếm những cách diễn đạt vui vẻ hoặc các sticker/emoji vui vẻ để biểu lộ cảm xúc của bạn.
18. Tận dụng lợi thế của bạn
Làm việc từ xa/ở nhà cho phép bạn có một số lợi thế riêng của mình. Ví dụ như tôi có sở thích nướng bánh và khi làm việc ở nhà cho phép tôi làm điều đó (tất nhiên là không ảnh hưởng đến công việc của mình rồi). Trước khi bắt đầu giờ làm vào sáng sớm, tôi bắt đầu chuẩn bị và đợi lò nướng xong thì ra lấy thành phẩm. Hoặc bạn có thể mặc quần áo thoải mái khi ngồi làm việc hay bật một bản nhạc mà không sợ làm ảnh hưởng người khác. Hãy tận hưởng điều đó như một phần yêu thích công việc của bạn.
19. Đừng quá khó khăn với chính bản thân mình
Những nhân viên làm việc từ xa thành công và hiệu quả nhất là những nhân viên cực kỳ kỷ luật với chính bản thân mình. Suy cho cùng, để có thể tập trung làm việc một cách hiệu quả như khi đi làm toàn thời gian tại công ty, bạn phải đối xử với nó nghiêm túc khi làm ở nhà vậy. Tôi biết là đôi khi chúng ta lại mất tập trung, nhất là khi làm việc từ xa. Bạn có thể làm việc được khoảng nửa tiếng là lại bắt đầu đi kiểm tra những thứ linh tinh khác. Điều đó thật không tốt chút nào. Tuy nhiên, bạn cần có thời gian để điều chỉnh những thói quen đó. Vì vậy, đừng quá khó khăn với chính bản thân mình trong giai đoạn đầu khi làm việc từ xa.
20. Kết thúc một ngày làm việc của bạn với một thói quen
Giống như việc tạo thói quen để bắt đầu một ngày làm việc vậy, bạn cũng cần tạo ra một thói quen hay một dấu hiệu để kết thúc ngày làm việc của bạn. Nó có thể là báo thức trong điện thoại, hay một cột mốc thời gian bạn định ra để cho biết là bạn đã kết thúc công việc trên công ty. Bạn nên trở lại với cuộc sống hàng ngày của mình như đi nấu bữa tối, dắt thú cưng đi dạo,... hãy kết thúc công việc bằng một thói quen thường xuyên lặp đi lặp lại. Điều đó giúp bạn cân bằng giữa cuộc sống thực và công việc tại nhà.
Hãy cá nhân hóa theo cách của bạn
Trên hết, hãy tìm ra những cách để phù hợp và tốt nhất cho bản thân của bạn, vì hoàn cảnh làm việc và tính chất của công việc của mỗi người đều khác nhau. Đôi khi có thể bạn chưa tìm ra được ngay câu trả lời nên bạn có thể hỏi han từ những người đồng nghiệp cùng thuyền với mình, biết đâu họ lại có giải pháp phù hợp với bạn. Hãy linh hoạt và chủ động trong việc tì kiếm giải pháp cho mình nhé. Chúc bạn đạt năng suất và hiệu quả cao trong mùa dịch bệnh khó khăn này.
