Hầu hết mọi người đều không muốn bị lãng phí thời gian vào những cuộc họp không cần thiết. Tuy nhiên, Elon Musk, nhà sáng lập đồng thời cũng là CEO của SpaceX, đã có một chiến lược giúp các cuộc họp diễn ra hiệu quả - một nhân viên của SpaceX đã đăng trên Quora.
Cựu nhân viên này kể lại rằng Musk đã từng to tiếng với một nhân viên trong một cuộc họp. Anh viết: “Một người bạn thân của tôi đã bắt đầu làm việc ở đây được vài năm (trước cả tôi).
Anh ta làm việc trong một nhóm phân tích (và hiện giờ vẫn đang làm), vì vậy các cuộc họp không có quá nhiều ý nghĩa khi mọi người có thể chỉ cần đi qua đi lại và hỏi ai đó một câu hỏi.
Và anh ta đã kể cho tôi một câu chuyện, rằng Elon đã nói với một thành viên trong cuộc họp: ‘Anh đã không nói bất cứ một điều gì, vậy tại sao anh lại có mặt ở đây?’”.
Đây là một lời tuyên bố thẳng thừng, “nhưng nó lại có ý nghĩa”, cựu nhân viên cho biết. “Trong nhiều trường hợp, chỉ cần gửi email là được. Do vậy, đừng tham dự một cuộc họp nếu như bạn không có một mục đích nào, mục đích ở đây là hoặc đưa ra quyết định, hoặc thúc đẩy mọi người làm việc.”
Musk không phải là CEO duy nhất có thể điều hành các cuộc họp hiệu quả. Jeff Bezos, người sáng lập và là CEO của Amazon, cũng đã sử dụng “Quy tắc hai chiếc pizza” để cắt giảm số người trong cuộc họp để cuộc họp diễn ra hiệu quả.
Suy nghĩ của ông rất đơn giản: Không nên có cuộc họp mà 2 chiếc pizza không đủ để cả nhóm cùng ăn, tức là số thành viên dự họp chỉ nên nhỏ gọn, sao cho cả nhóm ăn 2 chiếc pizza là vừa. Nếu lớn quá, cuộc họp có thể sẽ không mang lại hiệu quả.
Bezos cũng nói với Fortune vào năm 2012 rằng, một số cuộc họp của ông với các nhà quản lý cấp cao đều bắt đầu bằng việc im lặng đọc.
Ông cho biết, việc đọc như vậy đảm bảo cả nhóm sẽ không bị phân tán sự chú ý và mọi người đều hiểu rõ được vấn đề trước khi thảo luận.
Đó cũng là cách rèn luyện khả năng tư duy và suy nghĩ thấu đáo cho cấp quản lý. Khi thảo luận, mọi người sẽ chú ý ngay lập tức - bởi vì không ai muốn lãng phí thời gian trong phòng họp cả.