Cứ mỗi khi được hỏi về công việc, Ngọc (22 tuổi, sống tại Hà Nội) lại cảm thấy ái ngại khi nhận mình là trợ lý Giám đốc.
"Khi mình kể về công việc trợ lý Giám đốc thì bố mẹ vui lắm, cứ đem mình đi khoe với khắp xóm thôi. Nhưng cũng có một số người nhắc nhở mình về những thị phi của vị trí này"- Ngọc thở dài. Cô gái trẻ thường xuyên cảm thấy bối rối mỗi khi nghe đến mặt tối của vị trí mình đang làm.
Từ trước đến nay, công việc thư ký, trợ lý Giám đốc thường bị mọi người liên tưởng đến “chân sai vặt” của công ty hay “người tiếp rượu” cho sếp cũng như ti tỉ những thứ khác. Tuy nhiên những điều đó có thực sự đúng với thực tế ngày nay hay không?
Trên giấy tờ là trợ lý Giám đốc, bước vào công ty liền đeo tạp dề
Khi nghe kể về nghề trợ lý, Vy (23 tuổi, sống tại Hà Nội) cho rằng đây là công việc khi mới nghe thì thấy “sang, xịn, mịn” nhưng đến lúc đi làm thì ai cũng phải than trời. Vy cho rằng đối với những bạn trẻ mới ra trường, những người còn mơ mộng về một vị trí trong mơ thì những ngày tháng làm thư ký, trợ lý sẽ như một cú trời giáng khiến các bạn tỉnh mộng.
Cô nàng cảm thấy chán nản vì những ngày đầu tiên bước vào công ty, cô phải đảm nhiệm hàng loạt những công việc lặt vặt như rót nước, pha trà, in ấn tài liệu, dọn dẹp văn phòng. “Có lần mình đã há hốc miệng ra, đứng hình mất 5 giây khi nghe sếp bảo làm một chiếc bánh sinh nhật cho con sếp chỉ vì mình từng kể là mình biết làm bánh. Sau này, lúc 3 giờ sáng, sếp gọi để hỏi sạc laptop ở đâu thì mình cũng chả ngạc nhiên nữa” - Vy cười trừ.
Những trường hợp giống như Vy đúng là có xảy ra nhưng thực sự thì không phải bất cứ ai làm thư ký, trợ lý giám đốc đều sẽ phải chịu cảnh như vậy.
Lại Quỳnh Châu (30 tuổi, 6 năm kinh nghiệm làm trợ lý Giám đốc) có chia sẻ như sau: “Trong quá trình làm việc sẽ không tránh khỏi việc thư ký/ trợ lý phải làm cả những việc không đúng chuyên môn, tuy nhiên hỗ trợ công việc cá nhân cũng là một trong những việc có thể kéo gần mối quan hệ giữa sếp và trợ lý. Và những sếp càng chuyên nghiệp thì họ càng cố gắng rạch ròi và ít sai vặt, vì họ muốn trợ lý phát huy tối đa năng suất cho các công việc của công ty, đem lại giá trị cao hơn.”
Lại Quỳnh Châu
Tình huống dở khóc dở cười nghề thư ký, trợ lý Giám đốc phải đối mặt
Có một thực tế là hiện nay, thư ký/ trợ lý nữ thì nhiều hơn nam trong khi Giám đốc nam lại nhiều hơn nữ. Bởi vậy sẽ có nhiều trường hợp phát sinh tình huống khó xử ngoài, nếu người trong cuộc không xác định giới hạn rõ ràng.
Lại Quỳnh Châu chia sẻ thêm về những tình huống “dở khóc dở cười” khi làm việc cho các sếp “thiếu lịch sự” trên bàn ăn: “Có những hôm mình đi gặp gỡ cùng sếp, sau một hồi “rượu vào lời ra” thì đối tác bắt đầu có những lời trêu chọc nhạy cảm và vờ say để động tay động chân. Những lúc như vậy mình đều giả say để cào cấu dúi dụi rồi lại cười hì hì. Sau đó mình thường gọi taxi về riêng hoặc nhờ người nhà đón thẳng về.”
Tuy nhiên, chị Châu cũng cho rằng những trường hợp phát sinh mối quan hệ như vậy rất nhỏ, thường chỉ là một vài “con sâu làm rầu nồi canh”, khiến hình ảnh của công việc này bị xấu đi trong mắt nhiều người. Không phải sếp nào cũng dám đối mặt với các vụ kiện tụng hay những cú phốt để rồi mất cả sự nghiệp lẫn tài sản để “động tay động chân” với thư ký.
Cùng là gặp gỡ đối tác trên bàn ăn, chị Châu đã có trải nghiệm rất khác khi làm việc cho một Giám đốc chuyên nghiệp thực sự. Khi các sếp đang cụng ly, chúc rượu cho nhau thì chị phải vừa dịch cho sếp nói chuyện, vừa ghi chú nội dung họp, rồi vừa chỉnh chỉnh sửa sửa để cho ra đời chiếc biên bản họp song ngữ Việt - Anh cho sếp và đối tác ký hợp đồng. Thấy được sự vất vả của chị, đã nhiều lần sếp giục chị ăn đi nhưng chị lại từ chối để làm cho xong biên bản. Cuối buổi họp, chị được sếp nhờ nhà hàng gói lại đồ ăn để đem về ăn cùng gia đình.
Vì sao nghề này vẫn thu hút nhiều bạn trẻ?
Không thể phủ nhận rằng công việc thư ký đặc biệt là thư ký cho những chức vụ cao cấp trong công ty luôn thuộc nhóm việc được trả lương hấp dẫn, thu hút nhiều bạn trẻ.
Mỗi công ty sẽ có chế độ lương thưởng khác nhau nhưng nếu bạn là một trợ lý thực sự có kỹ năng thì những môi trường với đãi ngộ tốt nhất sẽ tự tìm đến bạn, thậm chí mức lương 8 con số cũng không phải là không thể.
Ngoài chuyện lương thưởng, đây cũng được đánh giá là một nghề nghiệp hấp dẫn vì thư ký/ trợ lý là những người được đào tạo và rèn giũa để trở nên “đa zi năng” trong mọi hoàn cảnh. Nhờ vậy mà người trẻ có thể học hỏi nhiều thứ như cách ứng xử, giải quyết tình huống, nắm bắt quy trình làm việc của công ty, hiểu được tư duy kinh doanh, tư duy quản trị, biết cách xây dựng mô hình tài chính,... Những thứ đó đều là kiến thức, kĩ năng và trải nghiệm quý giá để các bạn trẻ phát triển bản thân.
Ngoài ra, đây còn là một công việc đem lại cho mỗi người những mối quan hệ thân thiết, quý giá. Xuân Quỳnh - trợ lý CEO tại một công ty mỹ phẩm đã có dịp kể về mối quan hệ thân thiết giữa mình với chị sếp nữ: "Có hôm mình mệt rũ rượi sau khi hoàn thành chỗ hợp đồng quan trọng nhưng rồi chị sếp mang cho mình cơm cá bống đồng kho tiêu do chính tay chị sếp nấu thì mình nhanh chóng vực lại tinh thần, cười hì hì với chị ấy”.
Học gì để trở thành trợ lý Giám đốc?
Bản chất vị trí thư ký/trợ lý Giám đốc vốn đã yêu cầu nhiều kĩ năng và kiến thức rồi nên con đường để các bạn sinh viên theo đuổi công việc này cũng không hề bằng phẳng. Bởi vì chẳng có một ngành nào chuyên đào tạo thư ký, trợ lý cả.
Đối với các bạn trẻ thì sự thiếu định hướng là một trong những vấn đề khó khăn ngăn cản họ nỗ lực học tập và đạt được công việc mơ ước. Xuân Quỳnh đã đưa ra một lời khuyên rất hữu ích về vấn đề này như sau: “Hãy nhìn vào yêu cầu trực tiếp và nhu cầu của thị trường bên cạnh việc tự học, học đại học hay văn bằng là chuyên môn. Xem thử ở các công ty với mảng em muốn làm vị trí trợ lý, thư ký hay bất kì vị trí nào đang yêu cầu những gì cụ thể, từ đó có sự chuẩn bị cho phù hợp”.
Bên cạnh ý kiến của Quỳnh, Châu cũng bày tỏ quan điểm của mình dành cho các bạn trẻ còn chưa biết nên học gì để trở thành thư ký, trợ lý: “Học gì cũng được!”. Cô cũng cặn kẽ giải thích thêm: “Trừ 1 số trường hợp doanh nghiệp quy định bắt buộc Thư ký, Trợ lý phải tốt nghiệp các ngành đặc thù ra (xây dựng, luật v.v...), thì cơ hội cho các bạn học ngành nào cũng có. Chủ yếu là các bạn cần có tư duy và kỹ năng phù hợp. Còn nếu bạn chọn làm trợ lý chuyên môn cho 1 lĩnh vực nào đó thì sẽ cần kiến thức chuyên vào mảng đó!”.
Tạm kết
Quả thật công việc thư ký/ trợ lý Giám đốc không hào nhoáng như cái tên của nó nhưng đây cũng là vị trí đem lại cho các bạn trẻ những bước ngoặt rất đời, những bài học thực tế quý giá để trưởng thành. Dù có nhiều rào cản, song nếu các bạn biết nắm bắt cơ hội, sẵn sàng học hỏi, vượt qua những thị phi không đáng có thì tin chắc rằng đây cũng sẽ là một nghề nghiệp rất nhiều tiềm năng để phát triển.