Email chắc chắn là một trong những công cụ cần thiết bậc nhất trong công việc sử dụng máy tính và smartphone ngày nay.
Thế nhưng, không phải ai cũng biết cách viết nó sao cho... người nhận không ghét mình hơn sau khi đọc xong. Vậy thì có những điều gì cần tránh khi viết email? Hãy cùng đi tìm hiểu luôn sau đây.
1. Gửi mail "Khẩn cấp" liên tục
Thông thường, chúng ta hay đặt tag [KHẨN CẤP] ở đầu tiêu đề mail khi muốn mọi người để tâm làm theo ngay nội dung trong đó.
Nhưng cũng giống như cậu bé chăn cừu, nếu như bạn cứ mãi kêu gào khẩn thiết phải chú ý tới mình một cách vô nghĩa, không cần thiết thì sẽ tới lúc mail của bạn không còn sức nặng với người nhận, kể cả khi nó có thật sự khẩn cấp đi nữa.
Vì thế, hãy cân nhắc mà lựa chọn và ưu tiên nội dung một cách chuẩn nhất, để mình không bị gắn mác "còi to" mỗi lần gửi mail nhé.
2. Viết hoa hết mọi chữ cái
Dù không nói và cũng không có quy định nào liên quan, nhưng thực sự là viết hoa mọi chữ khiến cho bạn như thể đang... quát mắng với người đọc và ra lệnh cho họ vậy.
Cách khắc phục là cứ viết như thường thôi. Sau đó dùng các công cụ đổi màu chữ, bôi đen, in đậm, gạch chân để làm nổi bật nội dung muốn nhấn mạnh. Chẳng phải tốt hơn nhiều sao?
3. Quá suồng sã, tự nhiên
Không phải ai trong danh sách gửi mail, thậm chí là gửi tin nhắn, cũng là người phù hợp để bạn gửi nội dung lời nhắn tự nhiên như khi đang "chém gió" vui vẻ với bạn bè thân thiết cả.
Lưu ý lời nói chữ nghĩa trước khi sáng hôm sau, thay vì mail trả lời vấn đề được hỏi thì lại là mail cảnh cáo đấy nhé.
4. Thêm người nhận tùy ý
Chức năng "Cc", "Bcc" trên mail là để thêm người gửi kèm, họ có thể không phải người chính thức được gửi mail nhưng sẽ vẫn liên quan và thấy được mail đó.
Sự khác nhau nằm ở chỗ người được "Cc" có thể thấy được mọi người nhận khác, còn người được "Bcc" thì chỉ biết là mình nằm trong số những người nhận mail, không biết danh tính những người nhận còn lại.
Dù là "Cc" hay "Bcc" thì chắc bạn sẽ không muốn một bức thư trong đó có nội dung nhạy cảm, tế nhị, dù ít hay nhiều, nhưng lại bị người gửi tự tiện thêm ai đó vào danh sách gửi kèm xem cùng được nhỉ.
5. Gửi mail vào lúc... 3h sáng
Biết là không phải lúc nào những mail đó cũng cần đọc và giải quyết luôn vào lúc ấy, nhưng giả như người đó giữ thói quen gửi mail vào khung giờ đó và sau này lại tình cờ có việc quan trọng thật thì sao?
Nên nhớ là không phải ai cũng là kẻ tham công tiếc việc, online thâu đêm suốt sáng làm "cú đêm" đâu.
6. Quá rườm rà và vòng vo
Sững sờ vì khối lượng chữ trong mail.
Dù ngắn hay dài, hãy cố gắng chào hỏi đúng cách, ngắn gọn và đi vào nội dung chính càng nhanh càng tốt. Đây không phải là bài tập làm văn cấp 1, khi mà bạn luôn phải hỏi thăm kiểu "Cậu dạo này thế nào? Có khỏe không? Gia đình cậu còn ở đây chứ...".
Thay vào đó, hãy đưa ra ngay công việc cần đề cập để tránh mất thời gian của nhau, vì cũng chẳng ai chấm điểm tổng kết cho nội dung bay bổng trong mail đâu.
7. Quá nhiều lỗi chính tả vặt
Vấn đề này thì không phải bàn cãi và giải thích nhiều nữa. Còn nếu chưa hiểu thì cứ thử đặt mình vào vị trí của một người nhận mail mà trong đó toàn lỗi chính tả đi.
Nếu như bạn là cấp trên, chắc hẳn câu đầu tiên bạn trả lời mail lại cho nhân viên kia sẽ là "10.000 đồng cho 1 lỗi chính tả, sáng mai lên nộp phạt" đó.